Ode aan OneNote

Als ik kon zingen, dan had ik mijn Ode aan OneNote in een audio-opname gegoten. Ja, áls. Ik houd het bij een geschreven blog, waarin ik je vertel over dit handige programma waar velen over beschikken maar nauwelijks weet van hebben, laat staan gebruik van maken. En dat terwijl het een boost kan geven aan je productiviteit.

Digitaal borgen

Als je worstelt met het digitaal borgen van ‘ongestructureerde’ informatie die overal en nergens vandaan komt én als je werkt op het Windows/Microsoft-platform, dan is dit blog voor jou geschreven. Ik ga je uitleggen hoe OneNote de ontbrekende schakel in je digitale workflowsysteem kan zijn.

Digitaal notitieblok

OneNote is het digitale notitieprogramma van Microsoft. Als je beschikt over een recente versie van Office, dan beschik je zeer waarschijnlijk ook over OneNote. Je kunt er ‘van alles’ in vastleggen wat gedurende je (werk)dag passeert en wat je wilt bewaren. En daar ‘van alles’ mee doen: nu, later of ooit.

Wat je zoal kunt vastleggen:

  • Getypte, handgeschreven en gesproken tekst

  • Foto’s en video’s

  • Audio-opnames met transcriptie

  • Url’s

  • Webclippings

  • Notulen

  • To do’s

  • Documentatie

  • Kanttekeningen bij documenten en webpagina’s

  • Gedachten

  • Tekeningen

  • Bonnetjes

  • Plaatjes

  • Pdf-bestanden

Voorbeelden

Wat je er vervolgens mee kunt doen? Legio mogelijkheden. Hier volgen een aantal voorzetjes:

Blanco beginnen of in een van de vergadersjablonen. De notulen kun je koppelen aan het betreffende agenda-item in Outlook en details van de vergadering worden ingevoegd. Na afronding van de notulen verstuur je deze in twee klikken naar de deelnemers per e-mail.

De tags kun je in een overzichtsblad in OneNote zichtbaar maken: een compleet overzicht van alle tags en taken in al jouw notities binnen een notitieblok, of alle notitieblokken, of een ander zoekbereik. Of je schiet de taak door naar Outlook (naar jezelf of een collega); zodra je ‘m afvinkt in Outlook, verschijnt er een groene vink voor de betreffende taak in OneNote.

OneNote werkt met OCR, Optical Character Recognition. Als je een plaatje met tekst vanuit internet in OneNote zet, dan kun je met een rechtermuisklik (‘Tekst kopiëren uit afbeelding’) de tekst als platte tekst in OneNote plakken en doorzoekbaar maken, in vijf talen.

Met daar waar je typt, ankers naar het precieze moment in de audio-opname. Ook kun je de tekst nadien laten transcriberen, waarbij OneNote onderscheidt maakt tussen de verschillende sprekers.

Zet afbeeldingen bij elkaar. Met of zonder tekst. Schuif naar believen.

Op webpagina’s, in Word- Excel, JPG en PDF-bestanden.

Heb je geen CRM-systeem of andere software, dan kun je in OneNote per klant een klantfiche en logboek van het klantcontact aanleggen, en delen met je collega’s. Ook is OneNote te benutten voor borgen van werkbeschrijvingen of notulen. Makkelijk bij te werken. En: met versiebeheer.

Loading...

De tool is niet het doel

OneNote faciliteert digitaal (samen)werken. Echter, voor alle tools – dus ook OneNote –  geldt: ‘first fix the process, then let the tech fit around it’.

Tools zijn geen doel op zich. Ze ondersteunen, kunnen het (werkende) leven wat makkelijker maken, helpen je met onthouden en het uitvoeren van taken. Het is de combinatie van gedrag en techniek die het ‘m doet. Eerst: hoe ga je om met de dagelijkse informatie- en werkstromen, dan: welke tools kunnen je daarbij praktisch bijstaan en vervolgens: hoe richt je deze tools zo in dat ze voor je werken.