Prettig productief in het digitale tijdperk | Judith Bolder Organiseert

Drie tips voor taakmanagement

Moeite met het managen van je to do’s? Ik help je op weg met drie tips.

 

  1. Hanteer één centrale takenlijst

Input voor taken komt binnen via allerlei kanalen: overleg, e-mail, eigen gedachten, nieuwsbrieven om er maar een paar te noemen. Je kunt ze opvangen met diverse middelen, analoog of digitaal, uiteindelijk breng je ze het best onder in één centrale takenlijst. Dat geeft overzicht. Maak daarbij onderscheid tussen actie door jou en actie door een ander.

 

  1. De omschrijving telt

Hoe concreter je de taak omschrijft, hoe makkelijker het is om hem op te pakken als de tijd daar is. Een voorbeeld: als je van een e-mail een taak maakt en je laat het onderwerp ‘Jaarafsluiting’ ongewijzigd, dan zegt dat niets over de taak die er voor jou aan vast zit. Maak het concreet en denk in stappen. Wat is het eerste/eerstvolgende wat je moet doen om jouw aandeel aan de jaarafsluiting af te ronden? Dat is je taak.

 

  1. Efficiency behalen

Uit het overzicht van je centrale takenlijst kun je nu gelijksoortige taken clusteren, zoals een belronde, administratie-zaken of alle vragen die je hebt voor collega X in één keer bespreken. Terugkerende taken kun je wellicht automatiseren, met digitale tools of ontwikkel een vast stappenplan.

 

Hoe goed je alles opvangt, hoe strak je alles omschrijft en hoe efficiënt je de uitvoering ook aanvliegt:

“There is nothing so useless as doing efficiently that which should not be done at all.” -Peter Drucker

 

Daarover een volgende tip.

Wegwijs in Office 365 - Samenstellen van je digitale kantoor

OneNote voor gespreksverslagen: 10 voordelen

Tien voordelen van OneNote t.o.v. een template in Word voor het vastleggen van gespreksverslagen.

 

  1. Snelheid: in een mum te openen en aan de slag (ook via mobiele devices)
  2. Eigen template te maken, met een muisklik op te roepen
  3. Automatische opslag na afsluiten
  4. Naast tekst ook eenvoudig afbeeldingen, audio of video toevoegen
  5. Geïntegreerd met Outlook: actiepunten door te schieten naar Outlook Taken (eenmaal afgevinkt in Outlook, is dat zichtbaar in OneNote)
  6. Delen met collega’s (samenwerken met collega’s in OneNote, of een verslag met een muisklik per mail te verzenden)
  7. Uitstekende zoekfunctie, door heel OneNote
  8. Snel opzoeken van recente wijzigingen, ook op auteur (in geval van samenwerken in OneNote)
  9. Naast Taaktags ook andere tags (markeringen) in te voegen, zoals Besluit, Vraag, Kans (naar eigen wens aan te passen). OneNote kan vervolgens een overzichtspagina van markeringen maken. Zo zie je bijvoorbeeld alle (openstaande) taken op een rij, of alle besluiten.
  10. Terughalen van verwijderde pagina’s.

OneNote echt voor je laten werken, het kan! Stand-alone of  geïntegreerd in Office 365.
De komende weken publiceer ik meer tips met praktische toepassingen.

Wegwijs in Office 365 - Samenstellen van je digitale kantoor

Snel iets digitaal vastleggen

Dagelijks vliegt de informatie je om de oren: van internet, via tv, in tijdschriften, op de radio, uit e-mails, social media of eigen gedachten.  Ik heb er een gewoonte van gemaakt om voor voor mij relevante informatie meteen vast digitaal te leggen. In tekst en/of beeld.

Dat moet natuurlijk wel laagdrempelig kunnen. Een paar tips:

Laptop
Zit ik achter mijn laptop op internet, dan schiet ik met de ‘OneNote Web Clipper‘ een pagina (of uitsnede daarvan, of alleen de tekst) rechtstreeks door naar OneNote met de url erbij, naar een plek die ik aanwijs.

Of ik maak op mijn laptop met de sneltoets ‘Windows N‘ (vanaf een willekeurige plek) een nieuwe notitie aan in OneNote. Deze verschijnt als pop-up en typen maar. Tegelijkertijd creëert OneNote hiervan een pagina in het standaard notitieblok, onder ‘Losse notities’. Deze pagina verplaats ik vervolgens in een mum naar de juist sectie van mijn zakelijke notitieblok.

Informatie uit mijn e-mail schiet ik van Outlook eenvoudig door naar OneNote via de gelijknamige knop in het lint.

Smartphone
Ben ik onderweg of bij een klant, dan leg ik gedachten, artikelen of info vast via apps op mijn smartphone:

  • direct in de OneNote-app
  • Office Lens: schiet foto’s en afbeeldingen van visitekaartjes, documenten of whiteboard door naar OneNote (of OneDrive, Word, PPT, Outlook, fotobibliotheek)
  • BrainToss:  stuurt korte getypte tekst, foto’s, ingesproken tekst (die wordt omgezet naar getypte tekst) door aan een vooraf ingesteld e-mailadres; van daaruit stuur ik indien nodig naar OneNote
  • Pocket: nieuwsartikelen bewaren om later te lezen en eventueel op te slaan in OneNote (of te delen)

Handige tools!

 

 

Wegwijs in Office 365 - Samenstellen van je digitale kantoor

Ode aan OneNote

Als ik kon zingen, dan had ik mijn Ode aan OneNote in een audio-opname gegoten. Ja, áls. Ik houd het bij een geschreven stuk, waarin ik je vertel over dit handige programma waar velen over beschikken maar nauwelijks weet van hebben, laat staan gebruik van maken. En dat terwijl het een boost kan geven aan je productiviteit.

Wanneer je worstelt met het digitaal borgen van ‘ongestructureerde’ informatie die overal en nergens vandaan komt én als je werkt op het Windows/Microsoft-platform, dan is deze tip voor jou geschreven. Ik ga je uitleggen hoe OneNote de ontbrekende schakel in je digitale workflowsysteem kan zijn.

 

Digitaal notitieblok

OneNote is het digitale notitieprogramma van Microsoft. Als je beschikt over een recente versie van Office, dan beschik je zeer waarschijnlijk ook over OneNote. Je kunt het ook gratis downloaden van onenote.com. Je kunt er ‘van alles’ in vastleggen wat gedurende je (werk)dag passeert en wat je wilt bewaren. En daar ‘van alles’ mee doen: nu, later of ooit.

Wat je zoal kunt vastleggen:

  • getypte tekst
  • handgeschreven tekst
  • gesproken tekst
  • foto’s
  • video’s
  • url’s
  • webclippings
  • notulen
  • to do’s
  • documentatie
  • kanttekeningen bij documenten en webpagina’s
  • gedachten
  • tekeningen
  • bonnetjes
  • plaatjes
  • pdf-bestanden
  • ….

 

8 voorbeelden

Wat je er vervolgens mee kunt doen? Legio mogelijkheden. Hier volgen 8 voorzetjes:

 

  1. Notulen maken

Blanco beginnen of in een van de vergadersjablonen. De notulen kun je koppelen aan het betreffende agenda-item in Outlook en details van de vergadering worden ingevoegd. Na afronding van de notulen verstuur je deze in twee klikken naar de deelnemers per e-mail.

 

  1. Notulen of aantekeningen voorzien van taken of andere markeringen (tags)

De tags kun je in een overzichtsblad in OneNote zichtbaar maken: een compleet overzicht van alle tags en taken in al jouw notities binnen een notitieblok, of alle notitieblokken, of een ander zoekbereik.

Of je schiet de taak door naar Outlook (naar jezelf of een collega); zodra je ‘m afvinkt in Outlook, verschijnt er een groene vink voor de betreffende taak in OneNote.

 

  1. Tekst kopiëren vanuit een afbeelding afkomstig van internet (OCR)

OneNote werkt met OCR, Optical Character Recognition. Als je een plaatje met tekst vanuit internet in OneNote zet, dan kun je met een klik op de knop de tekst uit de afbeelding als platte tekst in OneNote kopiëren en doorzoekbaar maken, in vijf talen.

 

  1. Een audio-opname maken tijdens een seminar en tegelijkertijd notities maken

Met daar waar je typt, ankers naar het precieze moment in de audio-opname.

 

  1. Moodboard

Zet afbeeldingen bij elkaar. Met of zonder tekst. Schuif naar believen.

 

  1. Kantlijnnotities

Op webpagina’s, in Word- Excel, JPG en PDF-bestanden.

 

  1. Klantmappen of kennisbank
    Heb je geen CRM-systeem of andere software, dan kun je in OneNote per klant een klantfiche en logboek van het klantcontact aanleggen, en delen met je collega’s. Beschik je niet over SharePoint, dan is OneNote te benutten voor borgen van werkbeschrijvingen. Makkelijk bij te werken. En: met versiebeheer.

 

  1. Koppeling met IFTTT
    Met het gratis online platform IFTTT kun je o.a. informatiestromen automatiseren. De koppeling met OneNote voorziet bijvoorbeeld in het doorschieten van al je favoriete tweets naar OneNote, of de links die je hebt getweet. Of je favorieten in Pocket, of je iPhone screenshots…

 

En 8 voordelen (maar er zijn er meer)

  1. Begin te typen, te tekenen of te schrijven, OneNote slaat automatisch op bij afsluiten.
  2. Waar je ook bent, op elk device. OneNote synchroniseert zoals je deze hebt ingesteld.
  3. Onderdeel van het Office-ecosysteem, dus geïntegreerd met Outlook, Word/Excel, SharePoint, Office 365
  4. Goede organisatie van informatie: notitieblokken, tabs, pagina’s en subpagina’s.
  5. Sneltoetsen, zoals Ctrl+1 voor taak-checkbox en Ctrl+Shift+M voor een kantlijnnotitie.
  6. Structuur in te delen conform je digitale mappenlijsten.
  7. Per notitieblok te delen, of juist niet.
  8. Het is gratis!

 

De tool is niet het doel

OneNote faciliteert digitaal (samen)werken. Echter, voor alle tools – dus ook OneNote –  geldt: ‘first fix the process, then let the tech fit around it’.

Tools zijn geen doel op zich. Ze ondersteunen, kunnen het (werkende) leven wat makkelijker maken, helpen je met onthouden en het uitvoeren van taken. Het is de combinatie van gedrag en techniek die het ‘m doet. Eerst: hoe ga je om met de dagelijkse informatie- en werkstromen, dan: welke tools kunnen je daarbij praktisch bijstaan en vervolgens: hoe richt je deze tools zo in dat ze voor je werken.

 

Inspiratie en installatie

Kijk voor verdere inspiratie en een correcte installatie eens op:

Wegwijs in Office 365 - Samenstellen van je digitale kantoor

Beslissen kost energie

Het nemen van beslissingen kost energie. Het maakt voor ons brein geen verschil of dit moeilijke of gemakkelijke keuzes zijn. Hoe vermoeider je bent, hoe minder de kwaliteit van je besluiten is.

Goede tip: neem belangrijke beslissingen in de ochtend.

Een andere manier om er je voordeel mee te doen is dat verzoek aan je leidinggevende voor die extra vrije dag tactisch in de middag voor te leggen. Vergeleken bij de ochtend, heb je dan een grotere kans dat hij of zij het goedkeurt ?

Wegwijs in Office 365 - Samenstellen van je digitale kantoor

In the pocket!

Hoe vaak kom je niet een interessant online artikel of video tegen, of links op Twitter en Facebook, terwijl je er op dat moment geen tijd voor hebt? In die gevallen biedt Pocket uitkomst: de online bewaarplek voor alles wat je later wilt lezen of bekijken.

Pocket heeft een prima werkende gratis versie en synchroniseert tussen allerlei devices.

De ins en outs kan ik niet beter verwoorden dan dit artikel doet: //www.eenmanierom.nl/pocket/

De site van Pocket is //getpocket.com/.

 

* Prettig Productief Tips: elke week een nieuwe tip, inzicht of eyeopener om efficiënter en prettiger te kunnen werken in het digitale tijdperk *

Wegwijs in Office 365 - Samenstellen van je digitale kantoor

Timing en creativiteit

‘In het industriële tijdperk was er een duidelijke relatie tussen inspanning, fouten en resultaat. Hoe sneller een lopende band liep, hoe minder fouten de medewerkers maakten, hoe meer er geproduceerd werd. Hard werken was in het industriële tijdperk zeer lonend.

In ons rijke Westen is de relatie tussen hard werken en resultaat nauwelijks nog aanwezig. Het gaat om aandacht, op tijd het juiste doen, een idee hebben.

Dus laten we ophouden stoer te doen over hard werken. Timing en creativiteit, dat is het paradigma van de 21e eeuw.’

– uit ‘Turbomanagement’ van Jeroen Busscher

 

* Prettig Productief Tips: elke week een nieuwe tip, inzicht of eyeopener om efficiënter en prettiger te kunnen werken in het digitale tijdperk *

Wegwijs in Office 365 - Samenstellen van je digitale kantoor

Leeg je hoofd met Braintoss

Een bijzonder handige tool voor het parkeren van binnenvallende gedachten of het vastleggen van briljante ingevingen is de app Braintoss.

Stuur in een mum berichten door aan het e-mailadres van je keuze: gesproken tekst, getypte tekst of een foto.

Zoveel mensen, zoveel wensen.

Het fijne aan Braintoss is, dat het e-mailadres van je keuze je reguliere Inbox kan zijn, maar ook OneNote, Evernote, Wunderlist, Todoist of Dropbox.

Het gebruiksgemak en de inpasbaarheid in je eigen systeem maakt de aanschafprijs (iets meer dan €2) in mijn ogen peanuts.

Via deze link ga je naar de site www.braintoss.com.

 

* Prettig Productief Tips: elke week een nieuwe tip, inzicht of eyeopener om efficiënter en prettiger te kunnen werken in het digitale tijdperk *

Wegwijs in Office 365 - Samenstellen van je digitale kantoor

Binaire mails: winst voor ontvanger en verzender

Een binaire mail is een mail waarin de ontvanger alleen maar met ja of nee hoeft te antwoorden. Dat vraagt van de verzender om een vraag niet over de schutting te gooien, maar vooraf na te denken over een concrete oplossing. Zoals: ‘Dit is het dilemma, dit is mijn afweging, ik denk aan deze oplossing, ga je daarmee akkoord?’

Het afwikkelen van e-mail kan zo een stuk sneller. Ook ontwikkelt deze manier van werken het probleemoplossend vermogen van de verzender. Win-win.

Bronnen: Het ABC van Plannen, Organiseren en Optimaliseren van Martine Vecht, en Schaamteloos Delegeren van Taco Oosterkamp.

 

* Prettig Productief Tips: elke week een nieuwe tip, inzicht of eyeopener om efficiënter en prettiger te kunnen werken in het digitale tijdperk *

Wegwijs in Office 365 - Samenstellen van je digitale kantoor

Prioriteiten volgen op waarden

Als onze visie beperkt is, dan neigen we ertoe keuzes te maken die gebaseerd zijn op wat zich rechtstreeks voor onze neus afspeelt. We reageren direct op alles wat urgent is, op de impuls van het moment, op onze gevoelens of stemmingen, of op de prioriteiten van andere mensen. Prioriteiten volgen op waarden.

Bron: Prioriteiten, Effectieve keuzes in leven en werk van Steven R. Covey, A. Roger Merrill & Rebecca R. Merrill

 

* Prettig Productief Tips: elke week een nieuwe tip, inzicht of eyeopener om efficiënter en effectiever te kunnen werken in het digitale tijdperk *