Persoonlijke productiviteit - Judith Bolder Organiseert

DELLE

Er is een regel in timemanagement-land die luidt: Durch Einfach Liegen Lassen Erledigt.

Onthoud ‘m goed!

Spring niet direct op alles wat je aandacht vraagt. Soms is het beter om bepaalde zaken even te laten liggen. Vaak dient de oplossing zich in de tussentijd al aan.

Wat kun jij gaan dellen, ofwel: strategisch uitstellen, deze week?

Persoonlijke productiviteit - Judith Bolder Organiseert

Timemanagement: mijn visie

Timemanagement alleen levert weinig resultaat op als je niet goed georganiseerd bent en telkens op zoek moet naar wat nodig is voor een taak of afspraak. Omgekeerd lost een goed organisatiesysteem alleen de stapels ‘to do’ niet op.

Het is een samenspel. Dat overigens uit veel meer aspecten bestaat, zoals je aandacht erbij houden in een wereld vol afleiding. Ook het vermogen om realistisch te plannen, op tijd te beginnen en op tijd weten te stoppen. En weten wanneer goed, goed genoeg is.

Tijd is eigenlijk niet te managen, je kunt alleen jezelf managen.

Persoonlijke productiviteit - Judith Bolder Organiseert

Leestip: James Clear

Deze leestip kreeg ik een paar jaar geleden en geef ik graag door aan jou: de nieuwsbrieven van James Clear.

Clear (ben jaloers op zo’n achternaam…) is auteur van het boek Atomic Habits en oprichter van de Habits Academy.

Hij schrijft op heldere wijze over het structureel verbeteren van gewoontes, van beslissingen en van je leven als geheel.

Zijn insteek (en ik quote): ‘I believe that you do not rise to the level of your goals. You fall to the level of your systems’.

I couldn’t agree more.

Inschrijven voor zijn (Engelstalige) nieuwsbrieven kan via JamesClear.com

 

Persoonlijke productiviteit - Judith Bolder Organiseert

Mailefficiency

Efficiënter e-mailen begint bij jezelf.

Wil je bijvoorbeeld een reactie van de ander, geef dan duidelijk aan om wat voor reactie je vraagt, zoals toestemming of de aanlevering van bepaalde informatie, en wanneer je die verwacht of nodig hebt.

De aanduiding ‘ter info’ helpt de ontvanger bij het filteren van zijn of haar inkomende mails.

Persoonlijke productiviteit - Judith Bolder Organiseert

Drie tips voor taakmanagement

Moeite met het managen van je to do’s? Ik help je op weg met drie tips.

 

  1. Hanteer één centrale takenlijst

Input voor taken komt binnen via allerlei kanalen: overleg, e-mail, eigen gedachten, nieuwsbrieven om er maar een paar te noemen. Je kunt ze opvangen met diverse middelen, analoog of digitaal, uiteindelijk breng je ze het best onder in één centrale takenlijst. Dat geeft overzicht. Maak daarbij onderscheid tussen actie door jou en actie door een ander.

 

  1. De omschrijving telt

Hoe concreter je de taak omschrijft, hoe makkelijker het is om hem op te pakken als de tijd daar is. Een voorbeeld: als je van een e-mail een taak maakt en je laat het onderwerp ‘Jaarafsluiting’ ongewijzigd, dan zegt dat niets over de taak die er voor jou aan vast zit. Maak het concreet en denk in stappen. Wat is het eerste/eerstvolgende wat je moet doen om jouw aandeel aan de jaarafsluiting af te ronden? Dat is je taak.

 

  1. Efficiency behalen

Uit het overzicht van je centrale takenlijst kun je nu gelijksoortige taken clusteren, zoals een belronde, administratie-zaken of alle vragen die je hebt voor collega X in één keer bespreken. Terugkerende taken kun je wellicht automatiseren, met digitale tools of ontwikkel een vast stappenplan.

 

Hoe goed je alles opvangt, hoe strak je alles omschrijft en hoe efficiënt je de uitvoering ook aanvliegt:

“There is nothing so useless as doing efficiently that which should not be done at all.” -Peter Drucker

 

Daarover een volgende tip.

Wijze Woorden

Omgaan met verandering

‘Moeite met verandering? Mijn ervaring is dat als je iets verliest waarvan je dacht dat je er niet zonder kon, er vaak iets veel beters voor in de plaats komt.

De sleutel tot het omgaan met veranderingen is dat je erop vertrouwt dat als je het oude wegdoet, daar iets beters voor in de plaats komt.’

Daniel Levitin in een ‘Een opgeruimde geest’ 

 

Slim werken in Office365 - Laat Outlook & Co voor je werken

Beslissen kost energie

Het nemen van beslissingen kost energie. Het maakt voor ons brein geen verschil of dit moeilijke of gemakkelijke keuzes zijn. Hoe vermoeider je bent, hoe minder de kwaliteit van je besluiten is.

Goede tip: neem belangrijke beslissingen in de ochtend.

Een andere manier om er je voordeel mee te doen is dat verzoek aan je leidinggevende voor die extra vrije dag tactisch in de middag voor te leggen. Vergeleken bij de ochtend, heb je dan een grotere kans dat hij of zij het goedkeurt ?

Persoonlijke productiviteit - Judith Bolder Organiseert

Tijd

‘Tijd is het element waarin we bestaan. We worden er ofwel door weggedragen of we verdrinken erin.’

Dit filosofisch inzicht van de Amerikaanse auteur Joyce Carol Oates dateert van zo’n 30 jaar geleden, maar staat tot op de dag van vandaag als een huis.

Vervang ‘tijd’ maar eens door ‘social media’… voor velen helaas waarheid geworden.

* Prettig Productief Tips: inzichten, tips of eyeopeners om efficiënter en prettiger te kunnen werken in het digitale tijdperk *

Persoonlijke productiviteit - Judith Bolder Organiseert

In the pocket!

Hoe vaak kom je niet een interessant online artikel of video tegen, of links op Twitter en Facebook, terwijl je er op dat moment geen tijd voor hebt? In die gevallen biedt Pocket uitkomst: de online bewaarplek voor alles wat je later wilt lezen of bekijken.

Pocket heeft een prima werkende gratis versie en synchroniseert tussen allerlei devices.

De ins en outs kan ik niet beter verwoorden dan dit artikel doet: //www.eenmanierom.nl/pocket/

De site van Pocket is //getpocket.com/.

 

* Prettig Productief Tips: elke week een nieuwe tip, inzicht of eyeopener om efficiënter en prettiger te kunnen werken in het digitale tijdperk *

Persoonlijke productiviteit - Judith Bolder Organiseert

Timing en creativiteit

‘In het industriële tijdperk was er een duidelijke relatie tussen inspanning, fouten en resultaat. Hoe sneller een lopende band liep, hoe minder fouten de medewerkers maakten, hoe meer er geproduceerd werd. Hard werken was in het industriële tijdperk zeer lonend.

In ons rijke Westen is de relatie tussen hard werken en resultaat nauwelijks nog aanwezig. Het gaat om aandacht, op tijd het juiste doen, een idee hebben.

Dus laten we ophouden stoer te doen over hard werken. Timing en creativiteit, dat is het paradigma van de 21e eeuw.’

– uit ‘Turbomanagement’ van Jeroen Busscher

 

* Prettig Productief Tips: elke week een nieuwe tip, inzicht of eyeopener om efficiënter en prettiger te kunnen werken in het digitale tijdperk *