Prettig productief in het digitale tijdperk | Judith Bolder Organiseert

Mailefficiency

Efficiënter e-mailen begint bij jezelf.

Wil je bijvoorbeeld een reactie van de ander, geef dan duidelijk aan om wat voor reactie je vraagt, zoals toestemming of de aanlevering van bepaalde informatie, en wanneer je die verwacht of nodig hebt.

De aanduiding ‘ter info’ helpt de ontvanger bij het filteren van zijn of haar inkomende mails. 

Wijze Woorden

Omgaan met verandering

‘Moeite met verandering? Mijn ervaring is dat als je iets verliest waarvan je dacht dat je er niet zonder kon, er vaak iets veel beters voor in de plaats komt.

De sleutel tot het omgaan met veranderingen is dat je erop vertrouwt dat als je het oude wegdoet, daar iets beters voor in de plaats komt.’

Daniel Levitin in een ‘Een opgeruimde geest’ 

 

Prettig productief in het digitale tijdperk | Judith Bolder Organiseert

Tijd

‘Tijd is het element waarin we bestaan. We worden er ofwel door weggedragen of we verdrinken erin.’

Dit filosofisch inzicht van de Amerikaanse auteur Joyce Carol Oates dateert van zo’n 30 jaar geleden, maar staat tot op de dag van vandaag als een huis.

Vervang ‘tijd’ maar eens door ‘social media’… voor velen helaas waarheid geworden.

* Prettig Productief Tips: inzichten, tips of eyeopeners om efficiënter en prettiger te kunnen werken in het digitale tijdperk *

Prettig productief in het digitale tijdperk | Judith Bolder Organiseert

Wat een tomaat al niet kan doen

Ken je de pomodoro-techniek? Dit is een simpele manier om geconcentreerder en productiever te werken, ontwikkeld door de Italiaan Cirillo in de 80s.

Op zoek naar een manier om met meer concentratie te kunnen studeren, stelde hij zijn kookwekker in.  Cirillo ontdekte dat hij het best presteerde in blokken van 25 minuten, afgewisseld door pauzes. Zijn kookwekker had de vorm van een tomaat, pomodoro in het Italiaans.

Lees verder op de website francescocirillo.com hoe de techniek precies werkt en hoe je deze toepast.

 

* Prettig Productief Tips: elke week een nieuwe tip, inzicht of eyeopener om efficiënter en prettiger te kunnen werken in het digitale tijdperk *

Prettig productief in het digitale tijdperk | Judith Bolder Organiseert

Sneltoetsen, de moeite waard

Met sneltoetsen kun je razendsnel via je toetsenbord openen, bewerken en schakelen.

Het kost even moeite om ze je eigen te maken, maar de beloning is er: tijdwinst én ontlasting van je pols en hand.

Voor een overzicht van handige sneltoetsen voor Windows, klik hier (downloadbare PDF).

 

* Prettig Productief Tips: elke week een nieuwe tip, inzicht of eyeopener om efficiënter en prettiger te kunnen werken in het digitale tijdperk *

Prettig productief in het digitale tijdperk | Judith Bolder Organiseert

Keien en kiezels

Een leraar stond voor een groep studenten. Voor hem stond een emmer. Hij pakte een aantal keien en plaatste ze één voor één in de emmer. Toen er geen keien meer bij konden, vroeg hij ‘Is deze emmer vol?’ De hele klas zei ja. ‘Echt?’, vroeg hij. Hij pakte een pot met kiezelsteentjes, gooide er behoorlijk wat van in de emmer en schudde. De kiezels zochten hun weg tussen de keien door. Hij vroeg de groep nogmaals: ‘Is deze emmer vol?’ ‘Waarschijnlijk niet’, antwoordde een van hen. ‘Klopt’, zei de leraar en hij pakte een emmer met zand. Hij strooide zand over de emmer. Het zocht zich een weg tussen de keien en de kiezels. Weer de vraag: ‘Is deze emmer vol?’ ‘Nee’, zei de klas. ‘Alweer goed’, zei de leraar. Toen pakte hij een gieter en goot water in de emmer tot deze tot de rand toe gevuld was. Toen vroeg hij de klas: ‘Wat wil ik met dit voorbeeld uitleggen?’ Een wijsneus antwoordde: ‘Hoe vol je agenda ook is, er kan altijd nog wat bij’. ‘Nee’, zei de leraar, ‘wat dit voorbeeld ons leert, is dat als je niet begint met de grote keien, je ze er nooit allemaal in krijgt.’

Zo is het ook met jouw werkweek. Je kunt je werk namelijk verdelen in keien, kiezelstenen en zand.

  • De keien zijn je grote brokken werk, je kerntaken, het werk waar je verantwoordelijkheid voor draagt, op afgerekend wordt.
  • De kiezelstenen staan voor losse taken en ad hoc-werkzaamheden, de onverwachte zaken, de zaken waarvan je vandaag niet weet dat ze morgen gaan gebeuren.
  • Het zand staat voor routinewerk. Dit zijn zaken die regelmatig terugkeren en die altijd moeten gebeuren, het operationele werk. Zoals het lezen en afhandelen van je e-mail, het plegen van telefoontjes en vast overleg. Belangrijk werk, want als dit niet op orde is, dan loopt er niets lekker.

Wil je prettig productief kunnen zijn, dan is het nodig dat je weet wat je kerntaken zijn, je grote brokken werk. Die plan je als eerste in. De kiezels en het zand plan je daar omheen.

Bron: De zeven eigenschappen van effectief leiderschap en Prioriteiten van Stephen Covey

 

* Prettig Productief Tips: elke week een nieuwe tip, inzicht of eyeopener om efficiënter en prettiger te kunnen werken in het digitale tijdperk *

Prettig productief in het digitale tijdperk | Judith Bolder Organiseert

Benut je primetime

Voor meer dan 90 procent van de mensen is de ochtend primetime, vooral tussen 11.00 en 13.00 uur. Hét moment voor het echte denkwerk: die activiteiten waarbij je je echt moet concentreren. Dus doe de deur eens dicht, zet je mail en telefoon uit, focus op wat voor je ligt en ga pas lunchen om 13.00 uur. Benut je primetime!

Bron: Effectief tijdbeheer – Nooit meer te druk, van Ineke E. Kievit-Broeze (3e herziene druk 2018) 

 

* Prettig Productief Tips: elke week een nieuwe tip, inzicht of eyeopener om efficiënter en effectiever te kunnen werken in het digitale tijdperk *

Prettig productief in het digitale tijdperk | Judith Bolder Organiseert

Even stilstaan levert tijd op

Net als bij mindfulness, geldt ook voor timemanagement dat je regelmatig even stilstaat. Om zaken op een rij te zetten, te overzien, te overdenken, proberen anders te kijken, beslissingen te nemen, zo nodig bij te sturen en dan weer verder. Even stilstaan, levert tijd op.

 

* Prettig Productief Tips: elke week een nieuwe tip, inzicht of eyeopener om efficiënter en effectiever te kunnen werken in het digitale tijdperk *

Prettig productief in het digitale tijdperk | Judith Bolder Organiseert

De mythe van multitasken

Nergens las ik zo overtuigend dat multitasken een volstrekt inefficiënte manier van werken is, als in ‘Ontketen je brein’ van Theo Compernolle.

Een eenvoudige test uit dit boek.

Neem twee vellen papier, een pen en een stopwatch.

Eerst ga je single-tasken:
– neem vel 1
– start de tijd
– schrijf in hoofdletters het woord:              M   U   L   T   I   T   A   S  K   E  N
– daaronder nummer je elke letter, dus:    1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11  12
– klaar, stop de tijd
– leg vel 1 weg

Nu ga je multitasken:
– neem vel 2
– start de tijd
– schrijf afwisselend een letter, eronder het cijfer, een letter, eronder het cijfer, etc.
– klaar, stop de tijd

Pak vel 1 en 2 erbij en bekijk de scores. En? 25%, 50% of meer tijd nodig gehad? Misschien nog een fout ertussen? En dit is nog maar een hele eenvoudige oefening.

Meer weten? Ik kan je het boek echt aanbevelen. Het verandert je kijk op multitasken, maar ook op altijd online zijn.

Of kijk eens naar deze uitzending van Nieuwsuur:  //nos.nl/nieuwsuur/artikel/2052612-multitasken-is-compleet-inefficient.html

 

* Prettig Productief Tips: elke week een nieuwe tip, inzicht of eyeopener om efficiënter en effectiever te kunnen werken in het digitale tijdperk *

Timemanagement & Focus - Judith Bolder Organiseert

Niet storen-modus

De beste tip die ik je kan geven voor efficiënt werken is ongestoord werken. Laat Windows10 nu werken aan een niet storen-modus: Microsoft Quiet Hours.

Deze functie zorgt ervoor dat gebruikers gedurende vooraf ingestelde tijden geen notificaties ontvangen. Na het uitzetten van de functie kunnen gebruikers zien welke notificaties ze gemist hebben. Ook is het mogelijk om uitzonderingen te maken, voor bepaalde mensen bijvoorbeeld.

De functie is nu alleen nog beschikbaar voor deelnemers aan het Insider-programma.
Ik laat je via deze rubriek weten wanneer de uitrol een feit is.

 

Bron: HCC.nl

 

* Prettig Productief Tips: elke week een nieuwe tip, inzicht of eyeopener om efficiënter en prettiger te kunnen werken in het digitale tijdperk *