Slim werken in Office365 - Laat Outlook & Co voor je werken

Microsoft Teams voor zzp’ers: beheert eer ge begint

Microsoft Teams is here to stay, zoveel is duidelijk na de afgelopen maanden. Of dat ook geldt voor jou als zzp’er in de samenwerking met andere zzp’ers? Misschien. In dit derde blog over Teams voor zzp’ers neem ik je mee in specifieke aandachtspunten rondom het beheer. 

Mijn insteek is altijd: de tool is niet het doel. Een digitale tool moet je manier van werken ondersteunen. Teams met al zijn mogelijkheden is in essentie prachtig, maar moet passen bij jouw manier van digitaal samenwerken.

Er zijn verschillen in aandachtspunten voor het beheer van Teams voor bedrijven en voor een zzp-samenwerking. Immers, als zzp’er werk je niet onder de facilitaire koepel van één en hetzelfde bedrijf, met ICT-voorzieningen en zoiets als een bewaarbeleid.
Deze aandachtspunten duid ik graag, zodat jij als zzp’er beter geïnformeerd de afweging kunt maken om wel of niet met Teams te gaan werken.

Lees meer

Slim werken in Office365 - Laat Outlook & Co voor je werken

Microsoft Teams voor zzp’ers: de geschikte tool voor jouw samenwerking?

Ben je zzp’er en voornemens om met Teams te gaan werken? Ik help je graag op weg om te bepalen of Teams voor jouw samenwerking de geschikte tool is, en hoe je deze kunt inrichten.     

Je werkt misschien al naar tevredenheid met Teams voor video-vergaderen los van een Team. Werken in een Team is van een andere orde. Op internet kun je genoeg tutorials vinden over de functionele werking van Teams; daar heb ik weinig aan toe te voegen. In dit blog wil ik je helpen met het denkwerk vooraf.

Lees meer

Slim werken in Office365 - Laat Outlook & Co voor je werken

Microsoft Teams voor zzp’ers

Het gonst ‘Teams’ in digitaal samenwerkend Nederland. Ook als zzp’er kun je Teams benutten in de samenwerking met andere zelfstandigen.

Alleen vergaderen gaat prima en zonder gedoe. Wil je Teams echter gaan gebruiken voor het delen van bestanden en informatie gedurende langere tijd, bijvoorbeeld rondom een project of andere gelegenheidssamenwerking, dan wil ik je vier randvoorwaardelijke weetjes vooraf meegeven.
Lees meer

Slim werken in Office365 - Laat Outlook & Co voor je werken

OneNote: rots in de branding

Al járen werk ik met OneNote. En hoe langer ik ermee werk, hoe creatiever de toepassingen. Voor mij is OneNote een rots in de branding binnen de vele, snel veranderende Office365-toepassingen. Laat ik je meenemen in een voorbeeld hoe je OneNote, in combinatie met Outlook, kunt benutten voor overzicht in je lopende projecten en alle acties die daaruit voortkomen. Lees meer

Slim werken in Office365 - Laat Outlook & Co voor je werken

Meer halen uit die groepstraining

Zakt het bij jou na een workshop ook weer zo snel weg? Of haal jij ook zo weinig effect voor je team uit groepstrainingen?

Dat komt omdat mensen het meeste leren wanneer ze zaken direct praktisch kunnen toepassen. En er daarna de tijd voor nemen om zich het geleerde eigen te maken en onderdeel te laten maken van het dagelijks werk. Reken op zo’n zes weken.

Specifiek en uitdagend
Wat ook helpt is als de inhoud van de training voor jou of je team zo specifiek mogelijk is en van een niveau dat enigszins uitdaagt. Tot slot is het van meerwaarde als je een mentor hebt die je kwalitatieve feedback kan geven en dat je de steun hebt van je leidinggevende en je collega’s. Dit samenspel maakt dat een training op de lange duur beklijft.

Echt rendement
Dus als je niet toekomt aan het implementeren van die superhandige tips uit een Outlook-workshop, of als je voor je team echt rendement wilt halen uit die groepstraining ‘Slim samenwerken in Office365’, overweeg dan eens om aansluitend aan de training een werkplektrainer in te schakelen. Daarmee vink je veel van bovenstaande leercriteria af.

“Tell me and I forget, teach me and I may remember, involve me and I learn”
-Benjamin Franklin

Slim werken in Office365 - Laat Outlook & Co voor je werken

Nachtlamp aan

Ken je de functie ‘Nachtlamp’ in Windows? Met deze instelling geeft je scherm warmere kleuren weer. Dit is een fijne instelling als je ’s avonds achter je scherm zit. Het blauwe licht dat je scherm normaliter uitstraalt, kan je namelijk uit je slaap houden.

Je vindt deze functie door eerst te klikken op de ‘Windows-wafel’ helemaal linksonder in je scherm. Klik vervolgens op ‘Instellingen’, dan op ‘Systeem’. Bovenaan de pagina staan de Beeldscherm-instellingen. Zet ‘Nachtlamp’ op ‘aan’, waarna een nieuw venster opent. Hier kun je kiezen voor vastgestelde tijden of eigen tijden. Met de ‘kleurtemperatuur ’s nachts’ stel je de gewenste kleurtoon in.

Ter afronding kun je ofwel kiezen voor ‘Nu inschakelen’, waarmee je de weergave handmatig aanzet, of je klikt rechtsboven op het kruisje, waarmee je het venster sluit; het systeem schakelt dan over op de nachtlamp op het tijdstip dat je hebt ingesteld.

De moeite van het proberen waard.

 

Slim werken in Office365 - Laat Outlook & Co voor je werken

OneNote voor gespreksverslagen: 10 voordelen

Tien voordelen van OneNote t.o.v. een template in Word voor het vastleggen van gespreksverslagen.

 

  1. Snelheid: in een mum te openen en aan de slag (ook via mobiele devices)
  2. Eigen template te maken, met een muisklik op te roepen
  3. Automatische opslag na afsluiten
  4. Naast tekst ook eenvoudig afbeeldingen, audio of video toevoegen
  5. Geïntegreerd met Outlook: actiepunten door te schieten naar Outlook Taken (eenmaal afgevinkt in Outlook, is dat zichtbaar in OneNote)
  6. Delen met collega’s (samenwerken met collega’s in OneNote, of een verslag met een muisklik per mail te verzenden)
  7. Uitstekende zoekfunctie, door heel OneNote
  8. Snel opzoeken van recente wijzigingen, ook op auteur (in geval van samenwerken in OneNote)
  9. Naast Taaktags ook andere tags (markeringen) in te voegen, zoals Besluit, Vraag, Kans (naar eigen wens aan te passen). OneNote kan vervolgens een overzichtspagina van markeringen maken. Zo zie je bijvoorbeeld alle (openstaande) taken op een rij, of alle besluiten.
  10. Terughalen van verwijderde pagina’s.

OneNote echt voor je laten werken, het kan! Stand-alone of  geïntegreerd in Office 365.
De komende weken publiceer ik meer tips met praktische toepassingen.

Slim werken in Office365 - Laat Outlook & Co voor je werken

Snel iets digitaal vastleggen

Dagelijks vliegt de informatie je om de oren: van internet, via tv, in tijdschriften, op de radio, uit e-mails, social media of eigen gedachten.  Ik heb er een gewoonte van gemaakt om voor voor mij relevante informatie meteen vast digitaal te leggen. In tekst en/of beeld.

Dat moet natuurlijk wel laagdrempelig kunnen. Een paar tips:

Lees meer

Slim werken in Office365 - Laat Outlook & Co voor je werken

Ode aan OneNote

Als ik kon zingen, dan had ik mijn Ode aan OneNote in een audio-opname gegoten. Ja, áls. Ik houd het bij een geschreven stuk, waarin ik je vertel over dit handige programma waar velen over beschikken maar nauwelijks weet van hebben, laat staan gebruik van maken. En dat terwijl het een boost kan geven aan je productiviteit.

Wanneer je worstelt met het digitaal borgen van ‘ongestructureerde’ informatie die overal en nergens vandaan komt én als je werkt op het Windows/Microsoft-platform, dan is deze tip voor jou geschreven. Ik ga je uitleggen hoe OneNote de ontbrekende schakel in je digitale workflowsysteem kan zijn.

Lees meer

Slim werken in Office365 - Laat Outlook & Co voor je werken

Sneltoetsen, de moeite waard

Met sneltoetsen kun je razendsnel via je toetsenbord openen, bewerken en schakelen.

Het kost even moeite om ze je eigen te maken, maar de beloning is er: tijdwinst én ontlasting van je pols en hand.

Voor een overzicht van handige sneltoetsen voor Windows, klik hier (downloadbare PDF).

 

* Prettig Productief Tips: elke week een nieuwe tip, inzicht of eyeopener om efficiënter en prettiger te kunnen werken in het digitale tijdperk *