Slim werken in Office365 - Laat Outlook & Co voor je werken

Meer halen uit die groepstraining

Zakt het bij jou na een workshop ook weer zo snel weg? Of haal jij ook zo weinig effect voor je team uit groepstrainingen?

Dat komt omdat mensen het meeste leren wanneer ze zaken direct praktisch kunnen toepassen. En er daarna de tijd voor nemen om zich het geleerde eigen te maken en onderdeel te laten maken van het dagelijks werk. Reken op zo’n zes weken.

Specifiek en uitdagend
Wat ook helpt is als de inhoud van de training voor jou of je team zo specifiek mogelijk is en van een niveau dat enigszins uitdaagt. Tot slot is het van meerwaarde als je een mentor hebt die je kwalitatieve feedback kan geven en dat je de steun hebt van je leidinggevende en je collega’s. Dit samenspel maakt dat een training op de lange duur beklijft.

Echt rendement
Dus als je niet toekomt aan het implementeren van die superhandige tips uit een Outlook-workshop, of als je voor je team echt rendement wilt halen uit die groepstraining ‘Slim samenwerken in Office365’, overweeg dan eens om aansluitend aan de training een werkplektrainer in te schakelen. Daarmee vink je veel van bovenstaande leercriteria af.

“Tell me and I forget, teach me and I may remember, involve me and I learn”
-Benjamin Franklin

Slim werken in Office365 - Laat Outlook & Co voor je werken

Nachtlamp aan

Ken je de functie ‘Nachtlamp’ in Windows? Met deze instelling geeft je scherm warmere kleuren weer. Dit is een fijne instelling als je ’s avonds achter je scherm zit. Het blauwe licht dat je scherm normaliter uitstraalt, kan je namelijk uit je slaap houden.

Je vindt deze functie door eerst te klikken op de ‘Windows-wafel’ helemaal linksonder in je scherm. Klik vervolgens op ‘Instellingen’, dan op ‘Systeem’. Bovenaan de pagina staan de Beeldscherm-instellingen. Zet ‘Nachtlamp’ op ‘aan’, waarna een nieuw venster opent. Hier kun je kiezen voor vastgestelde tijden of eigen tijden. Met de ‘kleurtemperatuur ’s nachts’ stel je de gewenste kleurtoon in.

Ter afronding kun je ofwel kiezen voor ‘Nu inschakelen’, waarmee je de weergave handmatig aanzet, of je klikt rechtsboven op het kruisje, waarmee je het venster sluit; het systeem schakelt dan over op de nachtlamp op het tijdstip dat je hebt ingesteld.

De moeite van het proberen waard.

 

Slim werken in Office365 - Laat Outlook & Co voor je werken

OneNote voor gespreksverslagen: 10 voordelen

Tien voordelen van OneNote t.o.v. een template in Word voor het vastleggen van gespreksverslagen.

 

  1. Snelheid: in een mum te openen en aan de slag (ook via mobiele devices)
  2. Eigen template te maken, met een muisklik op te roepen
  3. Automatische opslag na afsluiten
  4. Naast tekst ook eenvoudig afbeeldingen, audio of video toevoegen
  5. Geïntegreerd met Outlook: actiepunten door te schieten naar Outlook Taken (eenmaal afgevinkt in Outlook, is dat zichtbaar in OneNote)
  6. Delen met collega’s (samenwerken met collega’s in OneNote, of een verslag met een muisklik per mail te verzenden)
  7. Uitstekende zoekfunctie, door heel OneNote
  8. Snel opzoeken van recente wijzigingen, ook op auteur (in geval van samenwerken in OneNote)
  9. Naast Taaktags ook andere tags (markeringen) in te voegen, zoals Besluit, Vraag, Kans (naar eigen wens aan te passen). OneNote kan vervolgens een overzichtspagina van markeringen maken. Zo zie je bijvoorbeeld alle (openstaande) taken op een rij, of alle besluiten.
  10. Terughalen van verwijderde pagina’s.

OneNote echt voor je laten werken, het kan! Stand-alone of  geïntegreerd in Office 365.
De komende weken publiceer ik meer tips met praktische toepassingen.

Slim werken in Office365 - Laat Outlook & Co voor je werken

Snel iets digitaal vastleggen

Dagelijks vliegt de informatie je om de oren: van internet, via tv, in tijdschriften, op de radio, uit e-mails, social media of eigen gedachten.  Ik heb er een gewoonte van gemaakt om voor voor mij relevante informatie meteen vast digitaal te leggen. In tekst en/of beeld.

Dat moet natuurlijk wel laagdrempelig kunnen. Een paar tips:

Lees meer

Slim werken in Office365 - Laat Outlook & Co voor je werken

Ode aan OneNote

Als ik kon zingen, dan had ik mijn Ode aan OneNote in een audio-opname gegoten. Ja, áls. Ik houd het bij een geschreven stuk, waarin ik je vertel over dit handige programma waar velen over beschikken maar nauwelijks weet van hebben, laat staan gebruik van maken. En dat terwijl het een boost kan geven aan je productiviteit.

Wanneer je worstelt met het digitaal borgen van ‘ongestructureerde’ informatie die overal en nergens vandaan komt én als je werkt op het Windows/Microsoft-platform, dan is deze tip voor jou geschreven. Ik ga je uitleggen hoe OneNote de ontbrekende schakel in je digitale workflowsysteem kan zijn.

Lees meer

Slim werken in Office365 - Laat Outlook & Co voor je werken

Sneltoetsen, de moeite waard

Met sneltoetsen kun je razendsnel via je toetsenbord openen, bewerken en schakelen.

Het kost even moeite om ze je eigen te maken, maar de beloning is er: tijdwinst én ontlasting van je pols en hand.

Voor een overzicht van handige sneltoetsen voor Windows, klik hier (downloadbare PDF).

 

* Prettig Productief Tips: elke week een nieuwe tip, inzicht of eyeopener om efficiënter en prettiger te kunnen werken in het digitale tijdperk *

Slim werken in Office365 - Laat Outlook & Co voor je werken

Office Lens: als een tierelier

Office Lens is de gratis scan-app van Microsoft. Maak on-the-go scans met je smartphone of iPad van geprinte documenten, bonnetjes, visitekaartjes of een whiteboard, of je maakt een foto.

De app gaat vervolgens aan de slag met croppen, verscherpen en/of rechtzetten. Daarna heb je een kwalitatieve scan/afbeelding die je een titel kunt geven en vervolgens kunt exporteren naar:

* Fotobibliotheek van je smartphone
* PDF-formaat, en vervolgens opslaan naar ofwel je smartphone, of OneDrive
* OneNote
* OneDrive
* Word
* PowerPoint
* Of je deelt de scan via Outlook/E-mail of andere apps als Dropbox.

Gaat als een tierelier.  Werk je op het Microsoft-platform, dan is deze app echt een aanrader.

 

 

* Prettig Productief Tips: elke week een nieuwe tip, inzicht of eyeopener om efficiënter en effectiever te kunnen werken in het digitale tijdperk *

Slim werken in Office365 - Laat Outlook & Co voor je werken

Encore OneNote

We want more was de rode draad in de reacties op mijn Ode aan OneNote. Vandaar deze ‘toegift’: hoe OneNote concreet iets toevoegt aan mijn productiviteit en werkplezier, en waarom.

Laatst zocht ik een invalshoek voor een Maandagmorgen Motivator, de tips en eye-openers die ik deel aan het begin van elke werkweek via de gelijknamige rubriek op mijn site. Ik wierp een blik in OneNote en al snel vond ik een quote die ik er een tijd terug had ingezet. De inspiratie was direct daar, verder zoeken was niet nodig.

Lees meer

Organisatie op orde - interim organisatiesupport | Judith Bolder Organiseert

Opruim-mantra

‘If you do not know you have it, or if you can’t find it, it is of no value to you.’ – Barbara Hemphill

Denk eens aan deze quote, als je aan het opruimen bent.