Klanten vertellen
‘Dit hoort bij je Schijf van 5: een basislevensbehoefte in deze digitale wereld’
‘In mijn nieuwe rol als HR manager kreeg ik naast operationele ook tactisch-strategische taken. Dat vroeg om kritischer omgaan met mijn tijdsbesteding. Daarnaast had ik behoefte aan structuur in mijn manier van werken, om focus aan te kunnen brengen op de doelstellingen die hoorden bij mijn nieuwe rol. Ik wist dat ik mijn werk anders moest gaan plannen en organiseren om succesvol te kunnen zijn én om meer energie over te kunnen houden voor privé. Maar hoe?
Via een collega kwam ik in contact met Judith Bolder. In twee marathonsessies gingen we aan de slag met het leggen van een basisstructuur van werken en een nieuwe inrichting van Outlook en OneNote. We zoomden in op deze tools omdat mijn organisatie nog niet werkt in MS Teams, behoudens videovergaderen.
Wat het heeft opgeleverd is overzicht: waar ligt nu mijn werk. Ook hoe ik focus aan kan brengen, zodat ik de belangrijke dingen blijf doen, zien en terugvinden. In de hectiek van alledag kan ik nu terugvallen op een basisstructuur voor mijn mail, taken en agenda. Daarnaast OneNote als ‘werkboek’ met de betreffende acties. Ik word niet meer overrompeld door mijn mail, mis ook niets meer. Het blijft een uitdaging om vanuit dat overzicht alle acties op het juiste moment uit te voeren. Een nieuwe werkwijze heeft tijd nodig, ik moet dat doorlopend actief opzoeken. Dus het gaat ook om het inbakken van routines.
Er ging een wereld voor me open hoe nuttig dit was in zo’n korte tijd. Dit gaat verder dan vaardigheden en competenties, het hoort bij je digitale ontwikkeling; hoe je duurzaam inzetbaar kunt blijven in deze snel veranderende wereld. Sterker nog: dit hoort bij je Schijf van 5: een basislevensbehoefte in deze digitale wereld’.
‘Effectief blijven presteren’
‘Als sportpsycholoog train ik (top)sporters in een begeleidingstraject van een aantal maanden. Hierin wordt duidelijk dat elke sporter een team om zich heen heeft, waarmee hij of zij het maximale uit zichzelf leert halen.
Zo heb ik Judith gevraagd om mij te coachen naar een opgeruimde fysieke en digitale werkomgeving, wat een ongoing proces is!
En zo kan ik als sportpsycholoog ook effectief blijven presteren’.
‘Multitasken werkt echt niet!’
‘Mijn werk als engineer bestaat voor een groot deel uit het leveren van technische oplossingen en calculaties. Dat vraagt om concentratie. Vanwege mijn lange staat van dienst ben ik een wandelende wikipedia: mensen weten me te vinden, intern en extern, de hele dag door. Ik merkte dat de vele onderbrekingen ten koste gingen van meer dan alleen mijn tijd: ook mijn energie en denkkracht leden eronder.
Het werd tijd voor een andere werkaanpak. Ik wilde meer grip op mijn tijd en mijn mail, meer ruimte voor ‘diep werk’.
Na drie dagdelen met Judith heb ik de tools en inzichten om het anders te doen, met een systeem van werken waar ik mee verder kan. Verandering kost tijd en ook wat moeite, maar het hélpt mij en dat is mijn motivator. Mijn grootste inzicht? Multitasken werkt echt niet!’
‘Ik weet niet precies wat het is, maar het effect is groot’
‘In mijn functie als HR adviseur heb ik, naast projecten en complexe vraagstukken, een diversiteit aan losse acties.
Al sinds mijn studie hield ik er een werkwijze op na waarmee ik me altijd had weten te redden. Mails bleven in mijn mailbox tot ze afgehandeld waren, in een notitieboekje maakte ik aantekeningen, naslag en actie door elkaar. En ik was dol op post-its. Echter, tot een geplande uitvoering van die acties kwam het steeds minder. Ik verzandde in een patroon van uitstelgedrag en last-minute opleveren. Werk bleef te lang liggen en dat begon ook collega’s op te vallen.
Ik vond het lastig om mijn vertrouwde werkgewoontes op eigen houtje te doorbreken en via mijn leidinggevende kwam ik in contact met Judith. We gingen aan de slag met structuur, workflow, prioritering, afbakening en verwachtingsmanagement. Enerzijds coachend, maar vooral heel praktisch en passend bij mijn leer- en werkstijl. Het resultaat: ik heb overzicht en meer rust in mijn hoofd. Ik kom tot léveren en dat merken ook mijn collega’s: ik krijg positieve reacties.
Het inslijten van een nieuwe gewoonte is mijn grootste uitdaging, maar de basis die nu staat nodigt daar wel toe uit. Aan Judith heb ik veel gehad. Ik weet niet precies wat het is, maar het effect is groot’.
‘Bedankt voor het helpen structureren van onze (werk)levens!’
‘Ik begin voortaan met rust en overzicht aan mijn werkdag’
‘Dankzij Judith heb ik mijn motivatie weer teruggevonden! Een paar maanden geleden zag ik aan het begin van mijn werkdag niet waar ik moest beginnen, ik verdronk in alle informatie die ik binnenkreeg en om me heen had verzameld. Nu begin ik met rust en overzicht aan m’n werkdag en heb ik zin om de volgende dag weer verder te gaan; wat een wereld van verschil! Ik waardeer haar persoonlijke aanpak, haar geduld en haar meedenkend vermogen. Ze is een heel fijn persoon om mee aan de slag te gaan. Een absolute aanrader voor iedereen die er zelf even niet meer uitkomt!’
‘De 1-op-1 begeleiding verklaart het succes’
‘Ik ben nu een tijdje bezig met de door Judith aangeleerde werkwijze in Outlook en dat bevalt me prima. Ik heb veel meer overzicht gekregen in mijn e-mails, maar ook de taken kan ik nu veel beter ordenen.
Door deze opzet heb ik veel meer overzicht gekregen in mijn dagelijkse werk en kan ik een splitsing maken van e-mails die direct aandacht behoeven en andere zaken die geen haast hebben.
De 1-op-1 begeleiding verklaart voor mij het succes, omdat iedereen weer anders denkt/werkt en daar sluit deze aanpak volledig bij aan. Ik kan eenieder deze cursus aanraden, vooral omdat Judith de tijd neemt om eerst uit te vinden waar je als cursist behoefte aan hebt.’
‘Dit gun ik een ander ook’
‘Ik zette de stap om jouw hulp in te schakelen met enige schaamte: “Dit zou ik toch gewoon zelf moeten kunnen”. Maar ik kreeg het niet voor elkaar de informatiestroom goed te verwerken.
Wat ben ik blij dat ik jouw hulp ingezet heb!
Jouw rustige, betrokken en heldere werkwijze, de uitleg over het proces van beslissingen nemen, gecombineerd met praktische tips en vaardigheden, maken dat ik met een ‘opgeruimd’ gevoel 2017 tegemoet ga. Je hebt me echt ontzettend goed geholpen. Dit gun ik een ander ook.’
‘Goede luisteraar’
‘Sinds Judith onder haar eigen naam aan de slag is gegaan als organizer, in 2010, schakelen wij haar regelmatig in voor communicatie- en organisatieopdrachten. Haar werkwijze is betrouwbaar en to-the-point. Judith kan heel goed luisteren en vertaalt dat naar een eindresultaat waar we telkens weer tevreden over zijn. Nog zo’n USP: ze schakelt makkelijk met alle lagen binnen ons kantoor.’
‘Vanuit de gebruiker, niet het systeem’
‘SharePoint heeft legio mogelijkheden qua toepassingen, inrichting en bouw. Zie daar maar eens de juiste keuzes in te maken. Vanaf het begin maakt Judith deel uit van ons interne projectteam om SharePoint binnen onze organisatie in te voeren.
Bij elk onderdeel van het proces zoeken we samen naar de optimale taakverdeling. Dat varieert van planning en prioritering, informatieanalyse en -structuren, sparringsessies, functionele omschrijvingen, begeleiding van bouw- en testfase (scrum) en de opzet van handleidingen en trainingen.
Het allerbelangrijkste ‘onderdeel’ van SharePoint is de gebruiker. Vanaf het begin zien Judith en ik de medewerkers als uitgangspunt, niet het systeem. Als het voor hen niet werkt, dan is het dus niet goed en moet het anders. Zo bouwen we SharePoint stap voor stap, samen met onze IT-er, een consultant en programmeurs tot een centraal samenwerkingsplatform, die leidt tot borging van cruciale informatie en verdere professionalisering van onze dienstverlening naar onze klanten.’
‘Ik ben gelukkig af van de gele briefjes’
‘Ik werk met twee collega’s in een gedeelde mailbox in Outlook. Er is een constante stroom inkomende mails die verwerkt moet worden. Daarbij mogen we niets over het hoofd zien en moeten we overzicht hebben over wie waarmee bezig is.
Via onze manager kregen we een training ‘Slim samenwerken in Outlook’ aangeboden. Judith nam eerst een intake af om te vernemen waar we precies tegenaan liepen. Dat heeft ze omgezet in een maatwerktraining.
Waar we met onze oude werkwijze gewend waren om veel e-mails uit te printen en onder te brengen in ordners, zijn we in Outlook o.a. aan de slag gegaan met de Takenfunctie. Wat bleek: complete papierstromen (lees: vijf dikke ordners) konden worden vervangen door het aanmaken van ‘taaklijnen’ met slim gebruik van Categorieën. Het scheelt niet alleen veel printwerk, maar ook handmatige reminders. En we zien van elkaar wie wat heeft opgepakt.
Ik ben bijzonder blij met de nieuwe werkwijze, met name met de taaklijn voor de bonnenstroom en de taaklijn In afwachting. Het is overzichtelijk en ik ben gelukkig af van de gele briefjes. Het werkt allemaal perfect!’
‘De kracht ligt in maatwerk en mensenkennis’
‘Als locatiemanager heb ik verschillende afdelingen onder mij. Het borgen van een continue dienstverlening is essentieel. Er zijn veel medewerkers met vergaande kennis die veelal in het hoofd zit en persoonsafhankelijk is.
Sommige medewerkers zijn hier soms als jaren werkzaam. Het werken volgens nieuwe processen is dan niet altijd makkelijk. De werkdruk neemt toe terwijl de betrokkenheid bij de organisatie groot is. Gevolg is dat mensen werk mee naar huis nemen en moeite hebben met loslaten. Het vraagt maatwerk en mensenkennis om per persoon en per afdeling een goede afstemming en werkwijze te vinden die bij een ieder past en werkt.
Wij zijn met Judith de cleandesk trainingen aangegaan om hier meer richting aan te geven. De kracht van de trainingen ligt veelal in de mensenkennis, het bieden van passend maatwerk en zoeken naar borging die stand houdt. Je hoofd leeg krijgen, prioriteiten kunnen stellen en de borging van je werkzaamheden is wat positief bijdraagt aan de kwaliteit van onze dienstverlening. De 1-op-1 begeleiding is heel constructief en geeft de medewerker ook echt het gevoel dat hij geholpen wordt in positieve zin!
Ook de terugkoppeling en afstemming met mij als manager is zeer waardevol en maakt dat we handvatten hebben om mee te sturen.’
‘Uitgerold binnen de hele organisatie’
‘Ik heb samen met mijn collega’s een workshop Slim Werken van Jochem Kin gevolgd, met daaropvolgend advies op maat van Judith Bolder.
Ik zocht naar een manier om alle taken die op me afkwamen efficiënter te organiseren en uit te voeren. Denk daarbij aan de digitale, telefonische en face-to-face input, maar daarnaast nog ook mijn functie- en projecttaken. Mijn inbox en buro had ik over het algemeen wel redelijk onder controle, maar mijn lijstjes (heel veel lijstjes) en vooral mijn hoofd zaten hartstikke vol. Ik was op zoek naar een goed en betrouwbaar systeem om alles in kwijt te kunnen, zodat ik nog sneller, efficiënter en betrouwbaarder mijn werk kon doen. Judith heeft me daar enorm mee geholpen. Doordat ze zich verplaatst in de persoonlijke functie/situatie geeft ze je tips en adviezen waar je meteen mee aan de slag kunt.
Ik heb gezien – niet alleen bij mijzelf, maar ook bij mijn collega’s – hoeveel het je kan opleveren. Als je een hele drukke baan hebt, is het natuurlijk niet zo dat je opeens niets meer te doen hebt, maar het geeft je wel overzicht en daardoor rust in je hoofd. En dat gun ik iedereen!!
Hoe leuk is het daarom dat we, in samenwerking met Judith, deze slimme manier van werken en organiseren hebben uitgerold binnen onze hele organisatie’.
‘Het werkt als een bruistablet’
‘Als projectleider vervul ik een spilfunctie. Ik heb gemiddeld vier grote projecten onder mijn hoede. Er is veel (digitale) informatie om te verwerken en om tot actie om te zetten.
Met mijn oude werkwijze verloor ik de grip op de werkzaamheden. Informatie bleef (te) lang in mijn hoofd; ik vond het lastig om uit de abstracte hoop, zoals e-mails en gedachten, te komen tot concrete planningen, acties en/of voorstellen. Ik was al langer bekend met bepaalde workflowmethodieken, maar het lukte me maar niet om de vertaling naar de praktijk te maken. Ik kreeg het gevoel over te lopen. Vaak kwam ik onder tijdsdruk pas op het laatste moment tot ‘leveren’. Dit alles begon me te veel energie te kosten.
Via collega’s kwam ik in contact met Judith. Ik heb in drie dagdelen de training E-mail & Timemanagement en Structuur in informatie doorlopen. Al tijdens de eerste sessie wist ik dat dit voor me ging werken. Met Outlook als basis is de organisatie van mijn werk nu op orde. Ik heb de tools om te werken vanuit overzicht en ik kan vanuit dat fundament ook steeds beter praktisch en realistisch plannen.
Het is een beetje als een bruistablet, ook na de trainingen werkt het door. Ik zie telkens nieuwe toepassingen, zelfs privé. Hier krijg ik energie van.’
‘Waarom heb ik dit niet eerder gedaan?’
‘Ook ik had last van een veelheid aan informatie en een gebrek aan organisatie. De mail van vandaag werd de stapel van morgen, zeg maar. Ik deed zowat alles uit het hoofd. Toen mijn oude werkwijze niet langer werkbaar was, trok ik aan de bel. Ik had hulp nodig bij het organiseren van mijn werk.
Met de goede ervaringen van een collega als ‘bewijs’ dat het echt kan – op orde komen én blijven, met hulp van een organizer – benaderde ik Judith. Het is frappant: vier dagdelen later is er een organisatiesysteem dat staat en met me mee kan groeien. En vraag ik me oprecht af: ‘Waarom heb ik dit niet eerder gedaan?’
‘Ik heb nu meer tijd voor mijn managementtaken’
‘Mijn functie brengt met zich mee dat ik veel informatie moet verwerken, in hoog tempo. Ik kreeg moeite met het beheersbaar houden van mijn mail, mijn agenda en archief; mijn oude vertrouwde werkwijze werkte niet meer voor me.
Hierdoor was ik in verhouding te veel tijd kwijt met operationele zaken. Via een collega ontmoette ik Judith, met wie ik een tweedaagse organizing-on-the job ben gestart. Het bestond uit herinrichting van mijn digitale archief, een training e-mail- en informatieverwerking met bijbehorende inrichting in Outlook, en tips voor timemanagement en agendabeheer.
Een nieuwe werkwijze leren, dat is even wennen en vergt discipline. Maar de beloning is er: ik loop niet langer achter de feiten aan en ik heb nu meer tijd over voor mijn managementtaken. Inmiddels heb ik de werkwijze doorgevoerd binnen mijn afdeling en werken ook mijn groepsleiders met succes volgens dezelfde methode.’
‘Een rúst dat dat geeft’
‘Mijn werk speelt zich af in een markt die gedomineerd wordt door snelheid, scherpe marges en gunning. Het is ook technisch complex werk. Daarnaast is er veel informatie die verwerkt, gedeeld en opgevolgd moet worden. In organisatorische zin liep ik op een zeker moment tegen mijn eigen grenzen aan.
Ik besefte dat er iets moest veranderen in mijn werkwijze. Via onze HR-manager kwam ik in contact met Judith. In zes sessies van een dagdeel zijn we aan de slag gegaan met e-mail- en timemanagement, het opschonen van mijn werkplek en het herinrichten van mijn archieven, zowel papier als digitaal. Daarnaast hebben we samen met mijn assistent nieuwe afspraken gemaakt over samenwerking en de overdracht van informatie en orders.
Als commerciële man in hart en nieren zal ik nooit een administrateur worden. Maar ik heb nu een basis die mij in staat stelt om vanuit overzicht te werken. Een rúst dat dat geeft. ’
‘Ook de kwaliteit van de output is verbeterd’
‘Ik zocht naar een efficiënte manier om e-mails en telefonische/mondelinge taakverzoeken te verwerken, en daarnaast een betere structuur aan te brengen in mijn archief. Het werd een tweedaagse coaching-on-the-job van Judith.
Het resultaat was zo positief dat ik mijn medewerkers ook de training heb aangeboden. Dat goten we in een iets andere vorm: Jochem Kin verzorgde de plenaire aftrap met de training Slim Werken, waarna Judith mijn medewerkers in teamverband maatwerkadvies gaf.
De trainingen hebben echt iets in gang gezet in onze organisatie, we gaan nu met de opgedane kennis ook een e-mailprotocol voor ons bedrijf opzetten. E-mail was een groeiend probleem, maar wij hebben nu de vaardigheden in huis om niet alleen onze inbox de baas te blijven maar ook alle andere taakverzoeken te managen. We zien hiermee dat niet alleen de efficiency maar ook de kwaliteit van de output van onze afdeling is verbeterd. Een aanrader voor iedereen, andere afdelingen binnen ons bedrijf zijn ook nieuwsgierig geworden.’
‘Ik ervaar het als opgeruimd. En nu weer aan de slag!’
‘Ik ben een ondernemer in hart en nieren. Een vat vol ideeën. Mensen weten me te vinden. Ik schakel de hele dag, het liefst telefonisch en face-to-face, maar steeds meer via e-mail. Daar begon ik langzamerhand vast te lopen, e-mail kreeg de overhand. Er waren zoveel losse eindjes, dat ik er hoofdpijn van kreeg. Een signaal om het over een andere boeg te gooien.
Via mijn netwerk kwam ik in contact met Judith. Met haar ben ik gaan zitten om een nieuw systeem op te zetten voor het verwerken van informatie. Niet alleen mijn e-mails, maar ook notities, papieren, agendapunten, ideeën. Alles wat voorbij komt krijg een plek. Gelukkig kan ik in het nieuwe systeem nog steeds mijn papieren agenda gebruiken, hoewel de aanschaf van een iPad en iPhone dat op termijn misschien zal veranderen. Het aanleren van nieuwe digitale vaardigheden is even wennen, maar nu zie ik daar de voordelen wel van in. Mijn digitale mappen in Gmail en op mijn laptop zijn helemaal opnieuw ingericht, en ook de gedeelde mappen van mijn medewerkers. Dat scheelt een hoop zoekwerk en dubbele bestanden.
Het nieuwe systeem vereist een bepaalde mate van zelfdiscipline. Daar krijg ik structuur voor terug, op mijn kantoor en in mijn pc. En ook in mijn hoofd. Ik ervaar het als opgeruimd. En nu weer aan de slag!’
