Microsoft Teams voor zzp’ers: de geschikte tool voor jouw samenwerking?
Ben je zzp’er en voornemens om met Teams te gaan werken? Ik help je graag op weg om te bepalen of Teams voor jouw samenwerking de geschikte tool is, en hoe je deze kunt inrichten.
Je werkt misschien al naar tevredenheid met Teams voor video-vergaderen los van een Team. Werken in een Team is van een andere orde. Op internet kun je genoeg tutorials vinden over de functionele werking van Teams; daar heb ik weinig aan toe te voegen. In dit blog wil ik je helpen met het denkwerk vooraf.
In mijn vorige blog heb ik randvoorwaardelijke zaken over Teams voor zzp’ers op een rij gezet. Mocht je deze nog niet hebben gelezen, dan kun je ‘m hier vinden.
Uitgangspunt voor dit blog is dat je een samenwerking hebt met (een) andere zzp’er(s) rondom een klant, een product/dienst of project.
Het antwoord op de vraag of Teams voor jou/jullie de geschikte tool is, hangt met name af van de intensiteit van de samenwerking.
- Hoe intensiever de samenwerking en de communicatie en hoe groter het aantal documenten dat je wilt delen en beheren, hoe waardevoller Teams voor je kan zijn.
- Heb je af en toe contact en slechts een paar bestanden te delen, dan voegt Teams niet veel toe; in dat geval kun je waarschijnlijk volstaan met mailen, bellen, WhatsAppen en een gedeelde cloudopslag zoals Dropbox.
Is jouw samenwerking van de eerste categorie, dan geef ik je drie handreikingen:
- Welke functionaliteiten heb je nodig voor je samenwerking?
Teams zit boordevol mogelijkheden. En die krijg je op een presenteerblaadje met het idee: doe je ding. Daar kun je al meteen goed in verdwalen.
Kijk daarom eerst welke functionaliteiten in Teams je in de basis nodig hebt voor je samenwerking.
Bij het aanmaken van een Team krijg je drie basisfuncties, ondergebracht in ‘tabs’:
- Posts (of ‘Gesprekken’): de team-chat (deze functie kan jullie mailwisseling deels vervangen) en meldingen voor het team.
- Bestanden: de documentenbibliotheek (opslag in SharePoint van de teameigenaar).
- Wiki: een blanco pagina voor eenvoudige gedeelde notities.
Aan deze basis kun je extra functies (tabs) toevoegen, zoals:
- Microsoft-apps zoals OneNote (voor uitgebreide notities) en Planner (voor taakbeheer en eenvoudig projectmanagement);
- externe apps zoals Trello, Evernote en SurveyMonkey;
- koppelingen naar veelgebruikte Office-documenten, zoals een Excel- of Word-bestand (een snelkoppeling dus).
Ook kun je zogenoemde bots en connectors toevoegen:
- een bot is een vaag-antwoord chat, zoals Polly (voor het houden van snelle polls binnen je team, scheelt over-en-weer gemail en ge-app);
- een connector is een externe app waarvan meldingen rechtstreeks in een Teams-kanaal (in ‘Posts’) worden geladen, zoals een RSS-feed.
Benieuwd naar alle te koppelen apps? Klik in Teams op de drie puntjes in de navigatie (geheel links) en vervolgens op ‘Meer apps’.
Kun je volstaan met de basisfuncties, of wil je tabs toevoegen?
Er is een overkill aan apps. Wil je het behapbaar houden, kies dan alleen die extra tabs die functioneel iets toevoegen of waar je al mee werkt (zoals Trello of SurveyMonkey). Houd het daar in aanvang bij, uitbreiden kan altijd nog.
Zodra je hebt besloten van welke functies je gebruik wilt maken, is de volgende stap het bepalen hoeveel ‘kanalen’ je nodig hebt.
- Hoeveel kanalen heb je nodig voor je communicatie en informatie?
Teams werkt met ‘kanalen’ waarin je – rond een thema – communiceert en informatie deelt.
Bij het aanmaken van een Team is er standaard één kanaal: Algemeen (of ‘General’).
Je hebt de keuze om het bij dit ene kanaal te houden of extra kanalen aan te maken, voor bijvoorbeeld subthema’s.
Per kanaal krijg je de basistabs Posts, Bestanden en Wiki.
En per kanaal kun je dit aanpassen: je kunt tabs verwijderen en toevoegen.
Kun je volstaan met het kanaal Algemeen, of wil je kanalen toevoegen?
En: welke tabs hang je onder welk kanaal?
Ook hier geldt: ga voor overzicht en functionaliteit. Laat ik dat wat inzichtelijker maken met onderstaande voorbeelden.
- Hoe richt je Teams effectief in voor jouw samenwerking? Twee voorbeelden.
Stel, je tuigt een Team op met een collega-zzp’er. Jullie hebben een gezamenlijke dienst opgezet, bijvoorbeeld een trainingsprogramma met de naam ‘Focus Fighters’. Het Team krijgt deze naam. Voor de gedeelde documenten hebben jullie al een gezamenlijke mappenstructuur (in Dropbox): Financieel, Intern, Klanten, Marketing, Innovatie.
Voorbeeld 1: standaard inrichting
In dit voorbeeld borg je alle communicatie en informatie in de standaard inrichting, met als enige aanpassing dat je onder ‘Bestanden’ een mappenlijst aanmaakt conform je Dropbox-lijst. Hierin ga je de (relevante) bestanden uit Dropbox in bewaren en beheren.
Kanaal Algemeen
Tab Posts
Tab Bestanden (met daarin de mappen):
Financieel
Intern
Klanten
Marketing
Innovatie
Tab Wiki
Voordelen: alle posts en wiki-inhoud bij elkaar; bestanden in de vertrouwde mappenlijst (waarin ook nog eens submappen mogelijk zijn).
Nadelen: geen onderscheid in subthema’s in posts en wiki; aantekeningen in de wiki niet doorzoekbaar met de zoekfunctie (wordt lastig bij veel aantekeningen).
Voorbeeld 2: extra kanalen, aangepaste tabs
In dit voorbeeld maak je extra kanalen voor je klanten. Per kanaal bekijk je welke tabs je nodig hebt. En je gebruikt OneNote voor het borgen van notities, in plaats van de Wiki.
Kanaal Algemeen
Tab Posts
Tab Bestanden (+ mappen):
Financieel
Intern
Marketing
Innovatie
Tab OneNote
Tab RSS feed
Kanaal Klant X (= grote klant)
Tab Posts
Tab Bestanden (+ mappen):
Intake
Plan van aanpak/offertes
Trainingen
Evaluatie
Tab OneNote
Tab Planner
Tab SurveyMonkey
Kanaal Klant Y (= kleine klant)
Tab Posts
Tab Bestanden (één verzamelmap)
Tab Planner
Voordelen: onderscheid tussen bedrijfsvoering en klanten; kanalen benut als ‘klantdossiers’ met per klant de relevante tabs in beeld; aantekeningen in OneNote doorzoekbaar met de zoekfunctie
Nadelen: meer kans op ‘misplaatsen’ van informatie (weer wel te vinden via de zoekfunctie)
Voor de inrichting zijn natuurlijk talloze varianten mogelijk. Mijn advies is: keep it simple. Teams is een middel in jullie samenwerking, geen doel op zich.
Het succes ervan staat of valt met een doordachte inrichting – die past bij het doel van jullie samenwerking – én heldere werkafspraken over het beheer en het functionele gebruik. Daarover in een volgend blog meer.
