Berichten

Persoonlijke productiviteit - Judith Bolder Organiseert

DELLE

Er is een regel in timemanagement-land die luidt: Durch Einfach Liegen Lassen Erledigt.

Onthoud ‘m goed!

Spring niet direct op alles wat je aandacht vraagt. Soms is het beter om bepaalde zaken even te laten liggen. Vaak dient de oplossing zich in de tussentijd al aan.

Wat kun jij gaan dellen, ofwel: strategisch uitstellen, deze week?

Persoonlijke productiviteit - Judith Bolder Organiseert

Leestip: James Clear

Deze leestip kreeg ik een paar jaar geleden en geef ik graag door aan jou: de nieuwsbrieven van James Clear.

Clear (ben jaloers op zo’n achternaam…) is auteur van het boek Atomic Habits en oprichter van de Habits Academy.

Hij schrijft op heldere wijze over het structureel verbeteren van gewoontes, van beslissingen en van je leven als geheel.

Zijn insteek (en ik quote): ‘I believe that you do not rise to the level of your goals. You fall to the level of your systems’.

I couldn’t agree more.

Inschrijven voor zijn (Engelstalige) nieuwsbrieven kan via JamesClear.com

 

Persoonlijke productiviteit - Judith Bolder Organiseert

Binaire mails: winst voor ontvanger en verzender

Een binaire mail is een mail waarin de ontvanger alleen maar met ja of nee hoeft te antwoorden. Dat vraagt van de verzender om een vraag niet over de schutting te gooien, maar vooraf na te denken over een concrete oplossing. Zoals: ‘Dit is het dilemma, dit is mijn afweging, ik denk aan deze oplossing, ga je daarmee akkoord?’

Het afwikkelen van e-mail kan zo een stuk sneller. Ook ontwikkelt deze manier van werken het probleemoplossend vermogen van de verzender. Win-win.

Bronnen: Het ABC van Plannen, Organiseren en Optimaliseren van Martine Vecht, en Schaamteloos Delegeren van Taco Oosterkamp.

 

* Prettig Productief Tips: elke week een nieuwe tip, inzicht of eyeopener om efficiënter en prettiger te kunnen werken in het digitale tijdperk *

Persoonlijke productiviteit - Judith Bolder Organiseert

Keien en kiezels

Een leraar stond voor een groep studenten. Voor hem stond een emmer. Hij pakte een aantal keien en plaatste ze één voor één in de emmer. Toen er geen keien meer bij konden, vroeg hij ‘Is deze emmer vol?’ De hele klas zei ja. ‘Echt?’, vroeg hij. Hij pakte een pot met kiezelsteentjes, gooide er behoorlijk wat van in de emmer en schudde. De kiezels zochten hun weg tussen de keien door. Hij vroeg de groep nogmaals: ‘Is deze emmer vol?’ ‘Waarschijnlijk niet’, antwoordde een van hen. ‘Klopt’, zei de leraar en hij pakte een emmer met zand. Hij strooide zand over de emmer. Het zocht zich een weg tussen de keien en de kiezels. Weer de vraag: ‘Is deze emmer vol?’ ‘Nee’, zei de klas. ‘Alweer goed’, zei de leraar. Toen pakte hij een gieter en goot water in de emmer tot deze tot de rand toe gevuld was. Toen vroeg hij de klas: ‘Wat wil ik met dit voorbeeld uitleggen?’ Een wijsneus antwoordde: ‘Hoe vol je agenda ook is, er kan altijd nog wat bij’. ‘Nee’, zei de leraar, ‘wat dit voorbeeld ons leert, is dat als je niet begint met de grote keien, je ze er nooit allemaal in krijgt.’

Lees meer

Persoonlijke productiviteit - Judith Bolder Organiseert

Prioriteiten volgen op waarden

Als onze visie beperkt is, dan neigen we ertoe keuzes te maken die gebaseerd zijn op wat zich rechtstreeks voor onze neus afspeelt. We reageren direct op alles wat urgent is, op de impuls van het moment, op onze gevoelens of stemmingen, of op de prioriteiten van andere mensen. Prioriteiten volgen op waarden.

Bron: Prioriteiten, Effectieve keuzes in leven en werk van Steven R. Covey, A. Roger Merrill & Rebecca R. Merrill

 

 

Persoonlijke productiviteit - Judith Bolder Organiseert

Even stilstaan levert tijd op

Net als bij mindfulness, geldt ook voor timemanagement dat je regelmatig even stilstaat. Om zaken op een rij te zetten, te overzien, te overdenken, proberen anders te kijken, beslissingen te nemen, zo nodig bij te sturen en dan weer verder. Even stilstaan, levert tijd op.

 

 

Wijze Woorden

Lijfspreuk

‘Have nothing in your house that you do not know to be useful, of believe to be beautiful’.
– William Morris

Mijn lijfspreuk. De spreuk dateert al uit de 19e eeuw maar is nog helemaal actueel. Lees maar eens over de KonMari-methode van Marie Kondo. Opruimen is niet meer zo’n opgave met deze filosofie in je achterhoofd.

 

* Prettig Productief Tips: elke week een nieuwe tip, inzicht of eyeopener om efficiënter en effectiever te kunnen werken in het digitale tijdperk *

Organisatie op orde - interim organisatiesupport | Judith Bolder Organiseert

Basisregels voor organiseren

Organisatieregel 1: een verkeerd gelabeld of verkeerd geplaatst voorwerp is erger dan een ongelabeld voorwerp.

Een verkeerd label maakt dat je niet meer op je systeem kunt vertrouwen en daarmee draai je je systeem de nek om.

Organisatieregel 2: als er een standaard is, gebruik die dan.

Hoe minder moeite je brein hoeft te doen bij het nemen van beslissingen, hoe beter. Sluit aan bij kleursystemen of algemeen geaccepteerde methodieken.

Organisatieregel 3: gooi weg wat je niet meer gebruikt.

Het bewaren ervan kost te veel ruimte, energie en tijd.

 

Bron: Een opgeruimde geest – Daniel Lavitin

 

 

Persoonlijke productiviteit - Judith Bolder Organiseert

Denk aan de tijd, en verdubbel deze

Drie stappen om realistisch tijd in te schatten als je voor een specifieke taak staat, of als je een taakverzoek krijgt.

  • Schat in hoeveel tijd je ‘over’ hebt om een specifieke taak te doen, gegeven al je andere verplichtingen, en halveer deze tijdsinschatting.
  • Schat daarna in hoe lang je denkt dat de nieuwe taak zal duren, en verdubbel deze.
  • Beslis daarna of je de taak op je gaat nemen.

 Uit ‘Nooit meer te druk’ van Tony Crabbe

 

 

Persoonlijke productiviteit - Judith Bolder Organiseert

E-mailgewoontes: niet altijd even slim

‘Het lijst logisch om de werkdag met mail te beginnen. Daarin bevindt zich immers een groot deel van je werkvoorraad. Maar mail als takenlijst gebruiken is niet slim.

Prietpraat staat boven een crisismail.
Belangrijk nieuws staat tussen onbelangrijk nieuws.
Prioriteiten van anderen zijn vermomd als urgent werk voor jou.

Het is verleidelijk om je mail nu weg te gaan werken. Maar ondertussen blijft ander werk liggen. Werk dat misschien veel belangrijker is.’

 

Auteur onbekend