Berichten

Slim werken in Office365 - Laat Outlook & Co voor je werken

Meer halen uit die groepstraining

Zakt het bij jou na een workshop ook weer zo snel weg? Of haal jij ook zo weinig effect voor je team uit groepstrainingen?

Dat komt omdat mensen het meeste leren wanneer ze zaken direct praktisch kunnen toepassen. En er daarna de tijd voor nemen om zich het geleerde eigen te maken en onderdeel te laten maken van het dagelijks werk. Reken op zo’n zes weken.

Specifiek en uitdagend
Wat ook helpt is als de inhoud van de training voor jou of je team zo specifiek mogelijk is en van een niveau dat enigszins uitdaagt. Tot slot is het van meerwaarde als je een mentor hebt die je kwalitatieve feedback kan geven en dat je de steun hebt van je leidinggevende en je collega’s. Dit samenspel maakt dat een training op de lange duur beklijft.

Echt rendement
Dus als je niet toekomt aan het implementeren van die superhandige tips uit een Outlook-workshop, of als je voor je team echt rendement wilt halen uit die groepstraining ‘Slim samenwerken in Office365’, overweeg dan eens om aansluitend aan de training een werkplektrainer in te schakelen. Daarmee vink je veel van bovenstaande leercriteria af.

“Tell me and I forget, teach me and I may remember, involve me and I learn”
-Benjamin Franklin

Persoonlijke productiviteit - Judith Bolder Organiseert

Timemanagement: mijn visie

Timemanagement alleen levert weinig resultaat op als je niet goed georganiseerd bent en telkens op zoek moet naar wat nodig is voor een taak of afspraak. Omgekeerd lost een goed organisatiesysteem alleen de stapels ‘to do’ niet op.

Het is een samenspel. Dat overigens uit veel meer aspecten bestaat, zoals je aandacht erbij houden in een wereld vol afleiding. Ook het vermogen om realistisch te plannen, op tijd te beginnen en op tijd weten te stoppen. En weten wanneer goed, goed genoeg is.

Tijd is eigenlijk niet te managen, je kunt alleen jezelf managen.

Slim werken in Office365 - Laat Outlook & Co voor je werken

OneNote voor gespreksverslagen: 10 voordelen

Tien voordelen van OneNote t.o.v. een template in Word voor het vastleggen van gespreksverslagen.

 

  1. Snelheid: in een mum te openen en aan de slag (ook via mobiele devices)
  2. Eigen template te maken, met een muisklik op te roepen
  3. Automatische opslag na afsluiten
  4. Naast tekst ook eenvoudig afbeeldingen, audio of video toevoegen
  5. Geïntegreerd met Outlook: actiepunten door te schieten naar Outlook Taken (eenmaal afgevinkt in Outlook, is dat zichtbaar in OneNote)
  6. Delen met collega’s (samenwerken met collega’s in OneNote, of een verslag met een muisklik per mail te verzenden)
  7. Uitstekende zoekfunctie, door heel OneNote
  8. Snel opzoeken van recente wijzigingen, ook op auteur (in geval van samenwerken in OneNote)
  9. Naast Taaktags ook andere tags (markeringen) in te voegen, zoals Besluit, Vraag, Kans (naar eigen wens aan te passen). OneNote kan vervolgens een overzichtspagina van markeringen maken. Zo zie je bijvoorbeeld alle (openstaande) taken op een rij, of alle besluiten.
  10. Terughalen van verwijderde pagina’s.

OneNote echt voor je laten werken, het kan! Stand-alone of  geïntegreerd in Office 365.
De komende weken publiceer ik meer tips met praktische toepassingen.

Persoonlijke productiviteit - Judith Bolder Organiseert

Keien en kiezels

Een leraar stond voor een groep studenten. Voor hem stond een emmer. Hij pakte een aantal keien en plaatste ze één voor één in de emmer. Toen er geen keien meer bij konden, vroeg hij ‘Is deze emmer vol?’ De hele klas zei ja. ‘Echt?’, vroeg hij. Hij pakte een pot met kiezelsteentjes, gooide er behoorlijk wat van in de emmer en schudde. De kiezels zochten hun weg tussen de keien door. Hij vroeg de groep nogmaals: ‘Is deze emmer vol?’ ‘Waarschijnlijk niet’, antwoordde een van hen. ‘Klopt’, zei de leraar en hij pakte een emmer met zand. Hij strooide zand over de emmer. Het zocht zich een weg tussen de keien en de kiezels. Weer de vraag: ‘Is deze emmer vol?’ ‘Nee’, zei de klas. ‘Alweer goed’, zei de leraar. Toen pakte hij een gieter en goot water in de emmer tot deze tot de rand toe gevuld was. Toen vroeg hij de klas: ‘Wat wil ik met dit voorbeeld uitleggen?’ Een wijsneus antwoordde: ‘Hoe vol je agenda ook is, er kan altijd nog wat bij’. ‘Nee’, zei de leraar, ‘wat dit voorbeeld ons leert, is dat als je niet begint met de grote keien, je ze er nooit allemaal in krijgt.’

Lees meer

Persoonlijke productiviteit - Judith Bolder Organiseert

Benut je primetime

Voor meer dan 90 procent van de mensen is de ochtend primetime, vooral tussen 11.00 en 13.00 uur. Hét moment voor het echte denkwerk: die activiteiten waarbij je je echt moet concentreren. Dus doe de deur eens dicht, zet je mail en telefoon uit, focus op wat voor je ligt en ga pas lunchen om 13.00 uur. Benut je primetime!

Bron: Effectief tijdbeheer – Nooit meer te druk, van Ineke E. Kievit-Broeze (3e herziene druk 2018) 

 

 

Persoonlijke productiviteit - Judith Bolder Organiseert

Prioriteiten volgen op waarden

Als onze visie beperkt is, dan neigen we ertoe keuzes te maken die gebaseerd zijn op wat zich rechtstreeks voor onze neus afspeelt. We reageren direct op alles wat urgent is, op de impuls van het moment, op onze gevoelens of stemmingen, of op de prioriteiten van andere mensen. Prioriteiten volgen op waarden.

Bron: Prioriteiten, Effectieve keuzes in leven en werk van Steven R. Covey, A. Roger Merrill & Rebecca R. Merrill

 

 

Persoonlijke productiviteit - Judith Bolder Organiseert

E-mailgewoontes: niet altijd even slim

‘Het lijst logisch om de werkdag met mail te beginnen. Daarin bevindt zich immers een groot deel van je werkvoorraad. Maar mail als takenlijst gebruiken is niet slim.

Prietpraat staat boven een crisismail.
Belangrijk nieuws staat tussen onbelangrijk nieuws.
Prioriteiten van anderen zijn vermomd als urgent werk voor jou.

Het is verleidelijk om je mail nu weg te gaan werken. Maar ondertussen blijft ander werk liggen. Werk dat misschien veel belangrijker is.’

 

Auteur onbekend

Wijze Woorden

Easy choices, hard life. Hard choices, easy life.

Quote van Jerzy Gregorek uit een TED-talk van Tim Ferriss. Thema van de talk is ‘Fear-setting instead of Goal-setting’: breng eerst je angsten in beeld, als je doelen wilt bereiken.

Een aanrader als je jezelf over innerlijke barrières heen wilt leren zetten bij het bereiken van een doel:  https://www.ted.com/talks/tim_ferriss_why_you_should_define_your_fears_instead_of_your_goals

(duur: ca. 13 minuten).

Wijze Woorden

It’s only by saying no…

It’s only by saying ‘no’ that you can concentrate on the things that are really important.

– Steve Jobs

 

Persoonlijke productiviteit - Judith Bolder Organiseert

Een goede voorbereiding…

‘Give me six hours to chop down a tree and I will spend the first hour sharpening the axe’. – Abraham Lincoln.

De tijd die je spendeert aan een goede voorbereiding, verdient zichzelf terug.