Terug van vakantie, overvolle inbox?

Net terug van vakantie, je Postvak In bekeken en gelijk weer toe aan vakantie? Met onderstaande stappen en tips leeg je je Inbox in een handomdraai en voorkom je dat deze na een volgende vakantie weer zo volstroomt.

Ga niet direct aan de slag met beantwoorden. Je Postvak In ‘leegmaken’ is niet synoniem aan ‘beantwoorden’. Als je aan de slag gaat met leegmaken, dan neem je eerst beslissingen. Over bewaren of wegdoen, over doen of niet doen, over zelf doen of delegeren, over meteen doen of later.

Stap 1:  Scheid eerst de mails op basis van actie/geen actie en kaf/koren
Sorteer je mails op afzender of op onderwerp en zet je hoofd in de ‘beslisstand’.

• Filter eerst de spam eruit: linea recta weg.
• Filter dan de e-mails die je wilt bewaren en waar geen actie op zit. Sleep deze mail naar je archief (e-mailmappenlijst of SharePoint). Belangrijke of nuttige bijlagen sla je separaat op, op schijf of in de cloud.
• Filter dan de e-mails waar je nu niets mee kunt maar misschien wel op termijn. Deze verplaats je naar een mapje ‘Ooit/Misschien’. Dat wordt ooit/misschien of ooit/nooit, maakt niet uit. Af en toe inkijken volstaat om alsnog weg te gooien of op te pakken.

Stap 2: Sorteer mails waar actie op zit van nieuw naar oud en hanteer de 2-minutenregel
Loop je Inbox door van nieuw naar oud. Kun je 2 minuten een reactie kunt geven, doe dat dan. Het kost je in verhouding te veel tijd om de actie in te plannen.

Stap 3: Bedenktijd nodig? Plan de actie in.
Heb je bedenktijd nodig voor de e-mail, of moet je nog wat mensen raadplegen, plan jouw actie dan in op je takenlijst. Of in je agenda, als het tijd- of daggebonden is. Voeg de mail als bijlage bij. Omschrijf de actie actief.

Als je de verwachtingen goed wilt managen, dan laat je de afzender weten dat je binnen x tijd terugkomt met een reactie.

Stap 4: Bewaar e-mails voor opvolgen in een aparte map
Heb je een verzoek uitgestuurd of een taak gedelegeerd, zet dan een kopie van deze mail in een apart mapje ‘Wachten op’. Je kunt ook een ‘Wachten op’-takenlijst maken, voor gedelegeerde verzoeken die niet per e-mail zijn gedaan of voor mails die je kopieert naar een taak-item waar je additionele informatie bij wilt typen. Voor beide mappen geldt: regelmatig monitoren en je kunt tijdig aan de bel trekken.

Tip: Backlog
De inhoud van e-mails is snel gedateerd. Er is een regel in timemanagementland die luidt: Durch Einfach Liegen Lassen Erledigt. Onthoud ‘m goed: vaak heeft de oplossing zich in jouw afwezigheid al aangediend.
Overweeg om e-mails vanaf een bepaalde datum in een mapje ‘Backlog’ te plaatsen. Neem dat mapje de komende dagen stukje bij beetje door, maar trek een grens als de lijst echt lang is. Als mensen echt antwoord nodig hebben, sturen ze de mail wel overnieuw.

Tip: Zo voorkom je een volle inbox na je vakantie
1. Stel de Afwezigheidsassistent/ Out of office-reply in. Twee voorbeelden:

• Meld dat je begint met het behandelen van die mail op x datum (je eerste werkdag + 1 dag) en dat je start met de laatst ontvangen mail. Vraag eventueel om dringende boodschappen opnieuw te verzenden, dan weet je wat echt belangrijk is.
• “Ik ben vanaf [datum] tot en met [datum] niet aan het werk. Heeft u een dringende vraag? Stuur dan uw e-mail opnieuw naar [naam collega], die mij vervangt. Alle mail die ik tijdens mijn vakantie heb ontvangen, neem ik niet in behandeling. Bent u van mening dat ik uw bericht echt moet zien, dan verzoek ik u deze na [datum] opnieuw te versturen”. Nogal streng, wel effectief.

2. Of stel een regel in en maak een mapje ‘Vakantiebox’ aan. Alle mail wordt in je vakantie automatisch in deze map opgevangen.

Goede start gewenst!