Berichten

Slim werken in Office365 - Laat Outlook & Co voor je werken

Microsoft Teams voor zzp’ers: beheert eer ge begint

Microsoft Teams is here to stay, zoveel is duidelijk na de afgelopen maanden. Of dat ook geldt voor jou als zzp’er in de samenwerking met andere zzp’ers? Misschien. In dit derde blog over Teams voor zzp’ers neem ik je mee in specifieke aandachtspunten rondom het beheer. 

Mijn insteek is altijd: de tool is niet het doel. Een digitale tool moet je manier van werken ondersteunen. Teams met al zijn mogelijkheden is in essentie prachtig, maar moet passen bij jouw manier van digitaal samenwerken.

Er zijn verschillen in aandachtspunten voor het beheer van Teams voor bedrijven en voor een zzp-samenwerking. Immers, als zzp’er werk je niet onder de facilitaire koepel van één en hetzelfde bedrijf, met ICT-voorzieningen en zoiets als een bewaarbeleid.
Deze aandachtspunten duid ik graag, zodat jij als zzp’er beter geïnformeerd de afweging kunt maken om wel of niet met Teams te gaan werken.

Lees meer

Slim werken in Office365 - Laat Outlook & Co voor je werken

Microsoft Teams voor zzp’ers: de geschikte tool voor jouw samenwerking?

Ben je zzp’er en voornemens om met Teams te gaan werken? Ik help je graag op weg om te bepalen of Teams voor jouw samenwerking de geschikte tool is, en hoe je deze kunt inrichten.     

Je werkt misschien al naar tevredenheid met Teams voor video-vergaderen los van een Team. Werken in een Team is van een andere orde. Op internet kun je genoeg tutorials vinden over de functionele werking van Teams; daar heb ik weinig aan toe te voegen. In dit blog wil ik je helpen met het denkwerk vooraf.

Lees meer

Slim werken in Office365 - Laat Outlook & Co voor je werken

Microsoft Teams voor zzp’ers

Het gonst ‘Teams’ in digitaal samenwerkend Nederland. Ook als zzp’er kun je Teams benutten in de samenwerking met andere zelfstandigen.

Alleen vergaderen gaat prima en zonder gedoe. Wil je Teams echter gaan gebruiken voor het delen van bestanden en informatie gedurende langere tijd, bijvoorbeeld rondom een project of andere gelegenheidssamenwerking, dan wil ik je vier randvoorwaardelijke weetjes vooraf meegeven.
Lees meer

Slim werken in Office365 - Laat Outlook & Co voor je werken

OneNote: rots in de branding

Al járen werk ik met OneNote. En hoe langer ik ermee werk, hoe creatiever de toepassingen. Voor mij is OneNote een rots in de branding binnen de vele, snel veranderende Office365-toepassingen. Laat ik je meenemen in een voorbeeld hoe je OneNote, in combinatie met Outlook, kunt benutten voor overzicht in je lopende projecten en alle acties die daaruit voortkomen. Lees meer

Persoonlijke productiviteit - Judith Bolder Organiseert

DELLE

Er is een regel in timemanagement-land die luidt: Durch Einfach Liegen Lassen Erledigt.

Onthoud ‘m goed!

Spring niet direct op alles wat je aandacht vraagt. Soms is het beter om bepaalde zaken even te laten liggen. Vaak dient de oplossing zich in de tussentijd al aan.

Wat kun jij gaan dellen, ofwel: strategisch uitstellen, deze week?

Slim werken in Office365 - Laat Outlook & Co voor je werken

Meer halen uit die groepstraining

Zakt het bij jou na een workshop ook weer zo snel weg? Of haal jij ook zo weinig effect voor je team uit groepstrainingen?

Dat komt omdat mensen het meeste leren wanneer ze zaken direct praktisch kunnen toepassen. En er daarna de tijd voor nemen om zich het geleerde eigen te maken en onderdeel te laten maken van het dagelijks werk. Reken op zo’n zes weken.

Specifiek en uitdagend
Wat ook helpt is als de inhoud van de training voor jou of je team zo specifiek mogelijk is en van een niveau dat enigszins uitdaagt. Tot slot is het van meerwaarde als je een mentor hebt die je kwalitatieve feedback kan geven en dat je de steun hebt van je leidinggevende en je collega’s. Dit samenspel maakt dat een training op de lange duur beklijft.

Echt rendement
Dus als je niet toekomt aan het implementeren van die superhandige tips uit een Outlook-workshop, of als je voor je team echt rendement wilt halen uit die groepstraining ‘Slim samenwerken in Office365’, overweeg dan eens om aansluitend aan de training een werkplektrainer in te schakelen. Daarmee vink je veel van bovenstaande leercriteria af.

“Tell me and I forget, teach me and I may remember, involve me and I learn”
-Benjamin Franklin

Persoonlijke productiviteit - Judith Bolder Organiseert

Timemanagement: mijn visie

Timemanagement alleen levert weinig resultaat op als je niet goed georganiseerd bent en telkens op zoek moet naar wat nodig is voor een taak of afspraak. Omgekeerd lost een goed organisatiesysteem alleen de stapels ‘to do’ niet op.

Het is een samenspel. Dat overigens uit veel meer aspecten bestaat, zoals je aandacht erbij houden in een wereld vol afleiding. Ook het vermogen om realistisch te plannen, op tijd te beginnen en op tijd weten te stoppen. En weten wanneer goed, goed genoeg is.

Tijd is eigenlijk niet te managen, je kunt alleen jezelf managen.

Persoonlijke productiviteit - Judith Bolder Organiseert

Leestip: James Clear

Deze leestip kreeg ik een paar jaar geleden en geef ik graag door aan jou: de nieuwsbrieven van James Clear.

Clear (ben jaloers op zo’n achternaam…) is auteur van het boek Atomic Habits en oprichter van de Habits Academy.

Hij schrijft op heldere wijze over het structureel verbeteren van gewoontes, van beslissingen en van je leven als geheel.

Zijn insteek (en ik quote): ‘I believe that you do not rise to the level of your goals. You fall to the level of your systems’.

I couldn’t agree more.

Inschrijven voor zijn (Engelstalige) nieuwsbrieven kan via JamesClear.com

 

Persoonlijke productiviteit - Judith Bolder Organiseert

Mailefficiency

Efficiënter e-mailen begint bij jezelf.

Wil je bijvoorbeeld een reactie van de ander, geef dan duidelijk aan om wat voor reactie je vraagt, zoals toestemming of de aanlevering van bepaalde informatie, en wanneer je die verwacht of nodig hebt.

De aanduiding ‘ter info’ helpt de ontvanger bij het filteren van zijn of haar inkomende mails.

Persoonlijke productiviteit - Judith Bolder Organiseert

Drie tips voor taakmanagement

Moeite met het managen van je to do’s? Ik help je op weg met drie tips.

 

  1. Hanteer één centrale takenlijst

Input voor taken komt binnen via allerlei kanalen: overleg, e-mail, eigen gedachten, nieuwsbrieven om er maar een paar te noemen. Je kunt ze opvangen met diverse middelen, analoog of digitaal, uiteindelijk breng je ze het best onder in één centrale takenlijst. Dat geeft overzicht. Maak daarbij onderscheid tussen actie door jou en actie door een ander.

 

  1. De omschrijving telt

Hoe concreter je de taak omschrijft, hoe makkelijker het is om hem op te pakken als de tijd daar is. Een voorbeeld: als je van een e-mail een taak maakt en je laat het onderwerp ‘Jaarafsluiting’ ongewijzigd, dan zegt dat niets over de taak die er voor jou aan vast zit. Maak het concreet en denk in stappen. Wat is het eerste/eerstvolgende wat je moet doen om jouw aandeel aan de jaarafsluiting af te ronden? Dat is je taak.

 

  1. Efficiency behalen

Uit het overzicht van je centrale takenlijst kun je nu gelijksoortige taken clusteren, zoals een belronde, administratie-zaken of alle vragen die je hebt voor collega X in één keer bespreken. Terugkerende taken kun je wellicht automatiseren, met digitale tools of ontwikkel een vast stappenplan.

 

Hoe goed je alles opvangt, hoe strak je alles omschrijft en hoe efficiënt je de uitvoering ook aanvliegt:

“There is nothing so useless as doing efficiently that which should not be done at all.” -Peter Drucker

 

Daarover een volgende tip.