Berichten

Slim werken in Office365 - Laat Outlook & Co voor je werken

Meer halen uit die groepstraining

Zakt het bij jou na een workshop ook weer zo snel weg? Of haal jij ook zo weinig effect voor je team uit groepstrainingen?

Dat komt omdat mensen het meeste leren wanneer ze zaken direct praktisch kunnen toepassen. En er daarna de tijd voor nemen om zich het geleerde eigen te maken en onderdeel te laten maken van het dagelijks werk. Reken op zo’n zes weken.

Specifiek en uitdagend
Wat ook helpt is als de inhoud van de training voor jou of je team zo specifiek mogelijk is en van een niveau dat enigszins uitdaagt. Tot slot is het van meerwaarde als je een mentor hebt die je kwalitatieve feedback kan geven en dat je de steun hebt van je leidinggevende en je collega’s. Dit samenspel maakt dat een training op de lange duur beklijft.

Echt rendement
Dus als je niet toekomt aan het implementeren van die superhandige tips uit een Outlook-workshop, of als je voor je team echt rendement wilt halen uit die groepstraining ‘Slim samenwerken in Office365’, overweeg dan eens om aansluitend aan de training een werkplektrainer in te schakelen. Daarmee vink je veel van bovenstaande leercriteria af.

“Tell me and I forget, teach me and I may remember, involve me and I learn”
-Benjamin Franklin

Persoonlijke productiviteit - Judith Bolder Organiseert

Timemanagement: mijn visie

Timemanagement alleen levert weinig resultaat op als je niet goed georganiseerd bent en telkens op zoek moet naar wat nodig is voor een taak of afspraak. Omgekeerd lost een goed organisatiesysteem alleen de stapels ‘to do’ niet op.

Het is een samenspel. Dat overigens uit veel meer aspecten bestaat, zoals je aandacht erbij houden in een wereld vol afleiding. Ook het vermogen om realistisch te plannen, op tijd te beginnen en op tijd weten te stoppen. En weten wanneer goed, goed genoeg is.

Tijd is eigenlijk niet te managen, je kunt alleen jezelf managen.

Persoonlijke productiviteit - Judith Bolder Organiseert

Leestip: James Clear

Deze leestip kreeg ik een paar jaar geleden en geef ik graag door aan jou: de nieuwsbrieven van James Clear.

Clear (ben jaloers op zo’n achternaam…) is auteur van het boek Atomic Habits en oprichter van de Habits Academy.

Hij schrijft op heldere wijze over het structureel verbeteren van gewoontes, van beslissingen en van je leven als geheel.

Zijn insteek (en ik quote): ‘I believe that you do not rise to the level of your goals. You fall to the level of your systems’.

I couldn’t agree more.

Inschrijven voor zijn (Engelstalige) nieuwsbrieven kan via JamesClear.com

 

Persoonlijke productiviteit - Judith Bolder Organiseert

Mailefficiency

Efficiënter e-mailen begint bij jezelf.

Wil je bijvoorbeeld een reactie van de ander, geef dan duidelijk aan om wat voor reactie je vraagt, zoals toestemming of de aanlevering van bepaalde informatie, en wanneer je die verwacht of nodig hebt.

De aanduiding ‘ter info’ helpt de ontvanger bij het filteren van zijn of haar inkomende mails.

Persoonlijke productiviteit - Judith Bolder Organiseert

Drie tips voor taakmanagement

Moeite met het managen van je to do’s? Ik help je op weg met drie tips.

 

  1. Hanteer één centrale takenlijst

Input voor taken komt binnen via allerlei kanalen: overleg, e-mail, eigen gedachten, nieuwsbrieven om er maar een paar te noemen. Je kunt ze opvangen met diverse middelen, analoog of digitaal, uiteindelijk breng je ze het best onder in één centrale takenlijst. Dat geeft overzicht. Maak daarbij onderscheid tussen actie door jou en actie door een ander.

 

  1. De omschrijving telt

Hoe concreter je de taak omschrijft, hoe makkelijker het is om hem op te pakken als de tijd daar is. Een voorbeeld: als je van een e-mail een taak maakt en je laat het onderwerp ‘Jaarafsluiting’ ongewijzigd, dan zegt dat niets over de taak die er voor jou aan vast zit. Maak het concreet en denk in stappen. Wat is het eerste/eerstvolgende wat je moet doen om jouw aandeel aan de jaarafsluiting af te ronden? Dat is je taak.

 

  1. Efficiency behalen

Uit het overzicht van je centrale takenlijst kun je nu gelijksoortige taken clusteren, zoals een belronde, administratie-zaken of alle vragen die je hebt voor collega X in één keer bespreken. Terugkerende taken kun je wellicht automatiseren, met digitale tools of ontwikkel een vast stappenplan.

 

Hoe goed je alles opvangt, hoe strak je alles omschrijft en hoe efficiënt je de uitvoering ook aanvliegt:

“There is nothing so useless as doing efficiently that which should not be done at all.” -Peter Drucker

 

Daarover een volgende tip.

Slim werken in Office365 - Laat Outlook & Co voor je werken

OneNote voor gespreksverslagen: 10 voordelen

Tien voordelen van OneNote t.o.v. een template in Word voor het vastleggen van gespreksverslagen.

 

  1. Snelheid: in een mum te openen en aan de slag (ook via mobiele devices)
  2. Eigen template te maken, met een muisklik op te roepen
  3. Automatische opslag na afsluiten
  4. Naast tekst ook eenvoudig afbeeldingen, audio of video toevoegen
  5. Geïntegreerd met Outlook: actiepunten door te schieten naar Outlook Taken (eenmaal afgevinkt in Outlook, is dat zichtbaar in OneNote)
  6. Delen met collega’s (samenwerken met collega’s in OneNote, of een verslag met een muisklik per mail te verzenden)
  7. Uitstekende zoekfunctie, door heel OneNote
  8. Snel opzoeken van recente wijzigingen, ook op auteur (in geval van samenwerken in OneNote)
  9. Naast Taaktags ook andere tags (markeringen) in te voegen, zoals Besluit, Vraag, Kans (naar eigen wens aan te passen). OneNote kan vervolgens een overzichtspagina van markeringen maken. Zo zie je bijvoorbeeld alle (openstaande) taken op een rij, of alle besluiten.
  10. Terughalen van verwijderde pagina’s.

OneNote echt voor je laten werken, het kan! Stand-alone of  geïntegreerd in Office 365.
De komende weken publiceer ik meer tips met praktische toepassingen.

Slim werken in Office365 - Laat Outlook & Co voor je werken

Snel iets digitaal vastleggen

Dagelijks vliegt de informatie je om de oren: van internet, via tv, in tijdschriften, op de radio, uit e-mails, social media of eigen gedachten.  Ik heb er een gewoonte van gemaakt om voor voor mij relevante informatie meteen vast digitaal te leggen. In tekst en/of beeld.

Dat moet natuurlijk wel laagdrempelig kunnen. Een paar tips:

Lees meer

Slim werken in Office365 - Laat Outlook & Co voor je werken

Ode aan OneNote

Als ik kon zingen, dan had ik mijn Ode aan OneNote in een audio-opname gegoten. Ja, áls. Ik houd het bij een geschreven stuk, waarin ik je vertel over dit handige programma waar velen over beschikken maar nauwelijks weet van hebben, laat staan gebruik van maken. En dat terwijl het een boost kan geven aan je productiviteit.

Wanneer je worstelt met het digitaal borgen van ‘ongestructureerde’ informatie die overal en nergens vandaan komt én als je werkt op het Windows/Microsoft-platform, dan is deze tip voor jou geschreven. Ik ga je uitleggen hoe OneNote de ontbrekende schakel in je digitale workflowsysteem kan zijn.

Lees meer

Wijze Woorden

Omgaan met verandering

‘Moeite met verandering? Mijn ervaring is dat als je iets verliest waarvan je dacht dat je er niet zonder kon, er vaak iets veel beters voor in de plaats komt.

De sleutel tot het omgaan met veranderingen is dat je erop vertrouwt dat als je het oude wegdoet, daar iets beters voor in de plaats komt.’

Daniel Levitin in een ‘Een opgeruimde geest’ 

 

Slim werken in Office365 - Laat Outlook & Co voor je werken

Beslissen kost energie

Het nemen van beslissingen kost energie. Het maakt voor ons brein geen verschil of dit moeilijke of gemakkelijke keuzes zijn. Hoe vermoeider je bent, hoe minder de kwaliteit van je besluiten is.

Goede tip: neem belangrijke beslissingen in de ochtend.

Een andere manier om er je voordeel mee te doen is dat verzoek aan je leidinggevende voor die extra vrije dag tactisch in de middag voor te leggen. Vergeleken bij de ochtend, heb je dan een grotere kans dat hij of zij het goedkeurt ?