Chaos door uitgestelde beslissingen

Als ik bij een opdrachtgever op de werkplek van start ga, tref ik vaak chaos aan. In meer of mindere mate. In e-mailboxen, digitale bestanden, papieren en in hoofden. De grip is weg, de onrust daar.

Als ik bij een opdrachtgever op de werkplek van start ga, tref ik vaak chaos aan. In meer of mindere mate. In e-mailboxen, digitale bestanden, papieren en in hoofden. De grip is weg, de onrust daar.

Hoe ontstaat die chaos? Onder andere door uitgestelde beslissingen. ‘Doe ik later wel’, ‘Ik weet het nog niet’ ‘Nu geen zin in’. En weer dicht die mail of whatsapp. En intussen stapelen de mails, taken, verzoeken en voornemens zich op. Eén van de belangrijkste tips die ik mijn cliënten kan geven is: leer direct beslissingen nemen.

Dat vertelde ik ook toen ik eens gastspreker was op het seminar Turbomanagement van Denkproducties. Na afloop kwam er een deelnemer naar me toe. Hij vertelde dat hij zijn mailbox met 1.800 mails ging opruimen. Die ene zin over uitgestelde beslissingen had hem getriggerd om er nu echt korte metten mee te maken.

Checklist doen:

  • Wat is dit? Is het een taakverzoek, vergaderverzoek, informatie?

  • Actie door mij? Past dit bij mijn functie, mijn doelen? Of hoort het bij een ander?

  • Wat wil ik hiermee bereiken? Wat is mijn gewenste resultaat?

  • Wat is mijn eerstvolgende actie om dat resultaat te bereiken?

  • Wanneer ga ik dat doen?

Loading...

Niet alles wat jouw bureau of mailbox passeert heeft actie nodig. Zo is het goed om te besluiten dat je iets wat voor jou niet belangrijk en niet urgent is even laat liggen, waarna het ‘probleem’ zich vanzelf oplost. Er is een acroniem als geheugensteuntje: DELLE, Durch Einfach Liegen Lassen Erledigt.

Checklist doen:

  • Moet ik hier nog wat mee doen? Zit er nog actie op?

  • Is het nog recent genoeg om nuttig zijn? Ouder dan een jaar kan vaak weg.

  • Waar heeft dit stuk betrekking op? Zijn er specifieke omstandigheden waar deze informatie nodig is? Heeft iemand anders dit nodig?

  • Ben ik verplicht dit te bewaren? Bijvoorbeeld om fiscale of juridische redenen.

  • Moet ik dit bewaren? Of bewaart mijn werkgever het ook? Staat het ook op internet/intranet?

  • Wil ik dit echt bewaren, is het me dierbaar? Niet: kan ik dit nog gebruiken, want dan is de kans op ‘ja’ erg groot. Daarmee creëer je een selffulfilling prophecy.

  • Is er een back-up van?

Is je antwoord op alle vragen ‘nee’, maar ben je er toch niet helemaal gerust op, stel jezelf dan de cruciale vraag: Wat is het ergste wat me kan gebeuren, als ik deze informatie niet heb? Als je kunt leven met de gevolgen van weggooien, druk dan op die delete knop. Zo niet, bewaar het (in een goed (digitaal) opbergsysteem; daarover in een later blog meer).

Beslissen kun je leren. Je kunt het ontwikkelen tot een goede gewoonte, hoe vaker je het doet, hoe makkelijker het je afgaat. Soms liggen er lastige obstakels op je weg bij het nemen van beslissingen, zoals emotionele vertekeningen. In dat geval schiet dit blog te kort, maar ben je geholpen met persoonlijke  begeleiding van een organizer of coach.