Wegwijs in Office 365 - Samenstellen van je digitale kantoor

Ode aan OneNote

Als ik kon zingen, dan had ik mijn Ode aan OneNote in een audio-opname gegoten. Ja, áls. Ik houd het bij een geschreven stuk, waarin ik je vertel over dit handige programma waar velen over beschikken maar nauwelijks weet van hebben, laat staan gebruik van maken. En dat terwijl het een boost kan geven aan je productiviteit.

Wanneer je worstelt met het digitaal borgen van ‘ongestructureerde’ informatie die overal en nergens vandaan komt én als je werkt op het Windows/Microsoft-platform, dan is deze tip voor jou geschreven. Ik ga je uitleggen hoe OneNote de ontbrekende schakel in je digitale workflowsysteem kan zijn.

 

Digitaal notitieblok

OneNote is het digitale notitieprogramma van Microsoft. Als je beschikt over een recente versie van Office, dan beschik je zeer waarschijnlijk ook over OneNote. Je kunt het ook gratis downloaden van onenote.com. Je kunt er ‘van alles’ in vastleggen wat gedurende je (werk)dag passeert en wat je wilt bewaren. En daar ‘van alles’ mee doen: nu, later of ooit.

Wat je zoal kunt vastleggen:

  • getypte tekst
  • handgeschreven tekst
  • gesproken tekst
  • foto’s
  • video’s
  • url’s
  • webclippings
  • notulen
  • to do’s
  • documentatie
  • kanttekeningen bij documenten en webpagina’s
  • gedachten
  • tekeningen
  • bonnetjes
  • plaatjes
  • pdf-bestanden
  • ….

 

8 voorbeelden

Wat je er vervolgens mee kunt doen? Legio mogelijkheden. Hier volgen 8 voorzetjes:

 

  1. Notulen maken

Blanco beginnen of in een van de vergadersjablonen. De notulen kun je koppelen aan het betreffende agenda-item in Outlook en details van de vergadering worden ingevoegd. Na afronding van de notulen verstuur je deze in twee klikken naar de deelnemers per e-mail.

 

  1. Notulen of aantekeningen voorzien van taken of andere markeringen (tags)

De tags kun je in een overzichtsblad in OneNote zichtbaar maken: een compleet overzicht van alle tags en taken in al jouw notities binnen een notitieblok, of alle notitieblokken, of een ander zoekbereik.

Of je schiet de taak door naar Outlook (naar jezelf of een collega); zodra je ‘m afvinkt in Outlook, verschijnt er een groene vink voor de betreffende taak in OneNote.

 

  1. Tekst kopiëren vanuit een afbeelding afkomstig van internet (OCR)

OneNote werkt met OCR, Optical Character Recognition. Als je een plaatje met tekst vanuit internet in OneNote zet, dan kun je met een klik op de knop de tekst uit de afbeelding als platte tekst in OneNote kopiëren en doorzoekbaar maken, in vijf talen.

 

  1. Een audio-opname maken tijdens een seminar en tegelijkertijd notities maken

Met daar waar je typt, ankers naar het precieze moment in de audio-opname.

 

  1. Moodboard

Zet afbeeldingen bij elkaar. Met of zonder tekst. Schuif naar believen.

 

  1. Kantlijnnotities

Op webpagina’s, in Word- Excel, JPG en PDF-bestanden.

 

  1. Klantmappen of kennisbank
    Heb je geen CRM-systeem of andere software, dan kun je in OneNote per klant een klantfiche en logboek van het klantcontact aanleggen, en delen met je collega’s. Beschik je niet over SharePoint, dan is OneNote te benutten voor borgen van werkbeschrijvingen. Makkelijk bij te werken. En: met versiebeheer.

 

  1. Koppeling met IFTTT
    Met het gratis online platform IFTTT kun je o.a. informatiestromen automatiseren. De koppeling met OneNote voorziet bijvoorbeeld in het doorschieten van al je favoriete tweets naar OneNote, of de links die je hebt getweet. Of je favorieten in Pocket, of je iPhone screenshots…

 

En 8 voordelen (maar er zijn er meer)

  1. Begin te typen, te tekenen of te schrijven, OneNote slaat automatisch op bij afsluiten.
  2. Waar je ook bent, op elk device. OneNote synchroniseert zoals je deze hebt ingesteld.
  3. Onderdeel van het Office-ecosysteem, dus geïntegreerd met Outlook, Word/Excel, SharePoint, Office 365
  4. Goede organisatie van informatie: notitieblokken, tabs, pagina’s en subpagina’s.
  5. Sneltoetsen, zoals Ctrl+1 voor taak-checkbox en Ctrl+Shift+M voor een kantlijnnotitie.
  6. Structuur in te delen conform je digitale mappenlijsten.
  7. Per notitieblok te delen, of juist niet.
  8. Het is gratis!

 

De tool is niet het doel

OneNote faciliteert digitaal (samen)werken. Echter, voor alle tools – dus ook OneNote –  geldt: ‘first fix the process, then let the tech fit around it’.

Tools zijn geen doel op zich. Ze ondersteunen, kunnen het (werkende) leven wat makkelijker maken, helpen je met onthouden en het uitvoeren van taken. Het is de combinatie van gedrag en techniek die het ‘m doet. Eerst: hoe ga je om met de dagelijkse informatie- en werkstromen, dan: welke tools kunnen je daarbij praktisch bijstaan en vervolgens: hoe richt je deze tools zo in dat ze voor je werken.

 

Inspiratie en installatie

Kijk voor verdere inspiratie en een correcte installatie eens op: