Slim werken in Office365 - Laat Outlook & Co voor je werken

Encore OneNote

We want more was de rode draad in de reacties op mijn Ode aan OneNote. Vandaar deze ‘toegift’: hoe OneNote concreet iets toevoegt aan mijn productiviteit en werkplezier, en waarom.

Laatst zocht ik een invalshoek voor een Maandagmorgen Motivator, de tips en eye-openers die ik deel aan het begin van elke werkweek via de gelijknamige rubriek op mijn site. Ik wierp een blik in OneNote en al snel vond ik een quote die ik er een tijd terug had ingezet. De inspiratie was direct daar, verder zoeken was niet nodig.

 

Goede gewoonte

Niet alleen quotes vang ik op in OneNote. Ook tips, inzichten, achtergrondinfo. Ik pik ze op tijdens een tv-programma, in een tijdschrift, op de radio, van internet, uit e-mails, Twitter, LinkedIn, of eigen gedachten. Ik heb er een goede gewoonte van gemaakt om voor mij relevante informatie meteen vast te leggen. In tekst en/of beeld.

 

Snel en makkelijk

Dat vastleggen moet natuurlijk wel laagdrempelig.

Zit ik achter mijn laptop op internet, dan schiet ik met de ‘OneNote Web Clipper‘ een pagina (of deel daarvan) rechtstreeks door naar OneNote met de url erbij, naar een plek die ik tevoren aanwijs.

Of ik maak op mijn laptop met de sneltoets ‘Windows N‘ (vanaf een willekeurige plek) een nieuwe notitie aan in OneNote. Deze verschijnt als pop-up en typen maar. Tegelijkertijd creëert OneNote hiervan een pagina in het standaard notitieblok, onder ‘Losse notities’. Deze pagina verplaats ik vervolgens in een mum naar de juist sectie van mijn zakelijke notitieblok.

 

Onderweg

Ben ik onderweg of bij een klant, dan leg ik gedachten, artikelen of info vast via apps op mijn smartphone (iPhone):

  • direct in de OneNote-app
  • Office Lens: schiet foto’s en afbeeldingen van visitekaartjes, documenten of whiteboard (eventueel als PDF) door naar OneNote (of OneDrive, Word, PPT, Outlook, fotobibliotheek)
  • Captio: stuurt korte getypte tekst door naar een vast gekoppeld mailadres; van daaruit stuur ik indien nodig door naar OneNote
  • BrainToss: doet hetzelfde als Captio, maar dan ook voor foto’s en gesproken tekst (die wordt omgezet naar getypte tekst)
  • Pocket: nieuwsartikelen bewaren om later te lezen en eventueel op te slaan in OneNote (of te delen)

 

Extern geheugen

OneNote werkt als mijn extern geheugen. Als geheugensteun en checklist. Als klembord en dossierkast. Als mindmap en inspiratiebron. Zelfs als energiebron, want ik word er blij van. Overzichtelijk, toegankelijk, betrouwbaar en flexibel. Dagelijks komt er wat bij en gaat er wat uit. Om snel uit te putten waar en wanneer ik dat nodig heb: tijdens een overleg, of tijdens de voorbereiding ervan, voor een training of blog, een inhoudelijk stuk of logboek. Nu, later of ooit.

 

Filter & focus

Ik sla natuurlijk niet alles lukraak op, daar gaat een filter aan vooraf. Kunnen filteren vormt tezamen met het managen van je aandacht misschien wel de grootste uitdaging voor kenniswerkers vandaag de dag.