Keien en kiezels

Een leraar stond voor een groep studenten. Voor hem stond een emmer. Hij pakte een aantal keien en plaatste ze één voor één in de emmer. Toen er geen keien meer bij konden, vroeg hij ‘Is deze emmer vol?’ De hele klas zei ja. ‘Echt?’, vroeg hij. Hij pakte een pot met kiezelsteentjes, gooide er behoorlijk wat van in de emmer en schudde. De kiezels zochten hun weg tussen de keien door. Hij vroeg de groep nogmaals: ‘Is deze emmer vol?’ ‘Waarschijnlijk niet’, antwoordde een van hen. ‘Klopt’, zei de leraar en hij pakte een emmer met zand. Hij strooide zand over de emmer. Het zocht zich een weg tussen de keien en de kiezels. Weer de vraag: ‘Is deze emmer vol?’ ‘Nee’, zei de klas. ‘Alweer goed’, zei de leraar. Toen pakte hij een gieter en goot water in de emmer tot deze tot de rand toe gevuld was. Toen vroeg hij de klas: ‘Wat wil ik met dit voorbeeld uitleggen?’ Een wijsneus antwoordde: ‘Hoe vol je agenda ook is, er kan altijd nog wat bij’. ‘Nee’, zei de leraar, ‘wat dit voorbeeld ons leert, is dat als je niet begint met de grote keien, je ze er nooit allemaal in krijgt.’

Zo is het ook met jouw werkweek. Je kunt je werk namelijk verdelen in keien, kiezelstenen en zand.

• De keien zijn je grote brokken werk, je kerntaken, het werk waar je verantwoordelijkheid voor draagt, op afgerekend wordt.
• De kiezelstenen staan voor losse taken en ad hoc-werkzaamheden, de onverwachte zaken, de zaken waarvan je vandaag niet weet dat ze morgen gaan gebeuren.
• Het zand staat voor routinewerk. Dit zijn zaken die regelmatig terugkeren en die altijd moeten gebeuren, het operationele werk. Zoals het lezen en afhandelen van je e-mail, het plegen van telefoontjes en vast overleg. Belangrijk werk, want als dit niet op orde is, dan loopt er niets lekker.

Wil je prettig productief kunnen zijn, dan is het nodig dat je weet wat je kerntaken zijn, je grote brokken werk. Die plan je als eerste in. De kiezels en het zand plan je daar omheen.

Bron: De zeven eigenschappen van effectief leiderschap en Prioriteiten van Stephen Covey

 

* Prettig Productief Tips: elke week een nieuwe tip, inzicht of eyeopener om efficiënter en prettiger te kunnen werken in het digitale tijdperk *