Microsoft Teams voor zzp’ers: beheert eer ge begint

Microsoft Teams is here to stay, zoveel is duidelijk na de afgelopen maanden. Of dat ook geldt voor jou als zzp’er in de samenwerking met andere zzp’ers? Misschien. In dit derde blog over Teams voor zzp’ers neem ik je mee in specifieke aandachtspunten rondom het beheer. 

Mijn insteek is altijd: de tool is niet het doel. Een digitale tool moet je manier van werken ondersteunen. Teams met al zijn mogelijkheden is in essentie prachtig, maar moet passen bij jouw manier van digitaal samenwerken.

Er zijn verschillen in aandachtspunten voor het beheer van Teams voor bedrijven en voor een zzp-samenwerking. Immers, als zzp’er werk je niet onder de facilitaire koepel van één en hetzelfde bedrijf, met ICT-voorzieningen en zoiets als een bewaarbeleid.
Deze aandachtspunten duid ik graag, zodat jij als zzp’er beter geïnformeerd de afweging kunt maken om wel of niet met Teams te gaan werken.

In mijn vorige blogs zette ik randvoorwaardelijke weetjes over Teams voor zzp’ers op een rij, en handreikingen voor de inrichting ervan.

Beheert eer ge begint
Een Team heeft idealiter twee eigenaren die het beheer voor hun rekening nemen. Is de een afwezig, dan neemt de ander het over. Binnen een bedrijf is dat in theorie zo te regelen.
In een zzp-samenwerking, waar ieder teamlid een eigen ICT-omgeving heeft, kan er maar één persoon eigenaar van het team zijn. Dat maakt het beheer dus al kwetsbaarder dan binnen een bedrijf.

De eigenaar nodigt ‘gasten’ uit in het Team (zie blog randvoorwaarden): dit zijn alle zzp’ers in de samenwerking.

Een belangrijk verschil met Teams binnen bedrijven is dat in een zzp-samenwerking de gedeelde informatie (gesprekken en documenten) wordt opgeslagen in de SharePoint-omgeving van de eigenaar. Als gast heb je daar toegang toe, zolang je de rechten hebt en zolang het team bestaat. De eigenaar gaat daarover.

Voordat jullie van start gaan in Teams, zorgt de eigenaar voor de inrichting van het Team (kanalen en tabs). De inrichting sluit bij voorkeur aan bij de manier waarop jullie willen samenwerken; tevoren stem je dat onderling af. Zie handreikingen hiervoor in mijn blog over de inrichting.

 

Maak werkafspraken
Het is essentieel dat je tevoren ook werkafspraken maakt over hoe om te gaan met Teams, zoals:

• wanneer e-mail en wanneer Posts? In Posts kun je een mededeling of vraag plaatsen die bestemd is voor het hele team en binnen de context van het project/de samenwerking. Als je de post voorziet van een onderwerpregel, dan is deze snel herkenbaar én vindbaar. En als jullie tevens afspreken dat antwoorden consequent onder de betreffende post worden geplaatst, dan houd je de conversatie overzichtelijk bij elkaar. Dit heeft zeker een voordeel, zolang het Team bestaat en je er toegang toe hebt;
• wanneer bestanden delen via Posts en wanneer rechtstreeks in Bestanden? Plaats in ieder geval geen bestanden die voor het team bedoeld zijn via de Chat, omdat het bestand dan niet in jullie gezamenlijke bibliotheek komt; via Posts en Bestanden gebeurt dat wel;
• wanneer Posts en wanneer Chat? Posts zijn altijd thema-/kanaalgerelateerd, chats gaan buiten het thema van het Team om.

 

Team ten einde = definitieve bestanden opslaan
Komt de samenwerking of het project tot een einde, zorg dan dat ieder teamlid de relevante definitieve bestanden in zijn/haar eigen omgeving opslaat. Of zorg er als eigenaar voor dat dat gebeurt in een eventuele gedeelde cloudopslag zoals Dropbox. Pas daarna kan het Team worden verborgen, gearchiveerd (als die optie er is), of verwijderd.

Let op: als je kiest voor verwijderen, dan is alle inhoud weg. Ook de gesprekshistorie onder Posts. Voordat je een Team verwijdert, kun je tevoren bekijken welke ‘gesprekken’ je door wilt sturen naar je mailprogramma (via de drie puntjes rechtsboven een bericht, vervolgens ‘Delen in Outlook’). De hele conversatie wordt dan doorgestuurd, inclusief alle antwoorden.

To Teams or not to Teams?
Wat het ook wordt, ik hoop je met mijn blogs op weg te hebben geholpen.