Microsoft Teams voor zzp’ers

Het gonst ‘Teams’ in digitaal samenwerkend Nederland. Ook als zzp’er kun je Teams benutten in de samenwerking met andere zelfstandigen.

Alleen vergaderen gaat prima en zonder gedoe. Wil je Teams echter gaan gebruiken voor het delen van bestanden en informatie gedurende langere tijd, bijvoorbeeld rondom een project of andere gelegenheidssamenwerking, dan wil ik je vier randvoorwaardelijke weetjes vooraf meegeven.

Gasten toestaan

Ben jij de uitnodigende partij (de eigenaar van het team), zorg dan eerst dat de gasten-instellingen in je beheeromgeving correct zijn ingesteld:

• Ga naar office.com en meld je aan met je Microsoft-account.
• Klik op de app ‘Beheer’ of ‘Alle apps’ als je Beheer er niet direct bij ziet staan.
• In Beheer, klik in de linkerkolom op ‘Gebruikers’ en daarna ‘Gastgebruikers’, daarna op ‘Toegang voor gasten in Teams toestaan’.
  Je wordt verder geleid naar het Microsoft Teams beheercentrum. Hier zet je ‘Toegang voor gasten in Teams toestaan’ aan. Ga vervolgens het rijtje af en besluit welke machtigingen je je gasten geeft. Sluit af met ‘Opslaan’.

Gasten nodig je uit op het mailadres dat is gekoppeld aan zijn/haar Microsoft-account  (de optie ‘leden’ is niet van toepassing voor zzp’ers onderling, alleen binnen bedrijven).

 

Bestanden

Als jij een Team aanmaakt, dan creëert jouw SharePoint tegelijkertijd een teamsite met een documentenbibliotheek. Bestanden die je deelt via Teams worden opgeslagen op deze teamsite.

De bestanden die je deelt kunnen afkomstig zijn van OneDrive, maar ook van andere cloudopslag zoals Dropbox of Google Drive.
Lees hier hoe je externe cloudoplslag koppelt aan Teams: https://support.office.com/nl-nl/article/een-cloudopslag-service-aan-teams-toevoegen-4^e1e1a12-21ae-4616-b539-33d11e4cd68e

 

Team weg = alles kwijt

Als je na afloop van het project of de samenwerking het Team zou verwijderen, dan ben je alle inhoud kwijt. Je kunt er in dat geval misschien beter voor kiezen het team te verbergen (of archiveren als dat in jouw Teams-beheer mogelijk is), via de drie puntjes rechts naast het team in je team-lijst. Zo is het uit het zicht. Indien gewenst kun je het team opnieuw weergeven.

 

Het juiste medium?  

Denk goed na of Teams voor jou als zzp’er en je collega-zelfstandigen het juiste medium is om in samen te werken en bestanden te borgen. Het medium heeft voors (alles rondom een project bij elkaar), maar ook tegens (Team weg = alles weg, maar ook: de gast heeft minder rechten dan de teameigenaar).

Lees hier over de machtigingen voor teameigenaren, leden en gasten: https://support.office.com/nl-nl/article/de-mogelijkheden-voor-teameigenaren-leden-en-gasten-in-teams-d03fdf5b-1a6e-48e4-8e07-b13e1350ec7b).
(‘Leden’ is niet van toepassing voor zzp’ers onderling, alleen binnen bedrijven).