Slim werken in Office365 - Laat Outlook & Co voor je werken

OneNote: rots in de branding

Al járen werk ik met OneNote. En hoe langer ik ermee werk, hoe creatiever de toepassingen. Voor mij is OneNote een rots in de branding binnen de vele, snel veranderende Office365-toepassingen. Laat ik je meenemen in een voorbeeld hoe je OneNote, in combinatie met Outlook, kunt benutten voor overzicht in je lopende projecten en alle acties die daaruit voortkomen.

Om even droog te beginnen: ik schrijf dit blog voor de bureaublad-app van OneNote, onderdeel van een MS Office-licentie en Office365.
OneNote is er ook als Windows-app, standaard meegeleverd bij Windows10. In de bureaublad-app zitten de meeste creatieve mogelijkheden.

Onderaan dit blog meer uitleg over de verschillen tussen de apps en hoe je ze optisch van elkaar kunt onderscheiden.

De casus: overzicht ontbreekt
Stel, je hebt in je werk een veelheid aan losse taken en projecten. Je werkt nu in een Excel-bestand waarin je lopende zaken en projecten bijhoudt, inclusief notities. Hier gaat relatief veel tijd in zitten en levert per saldo een statisch geheel op; het nodigt niet uit tot actie.

Daarnaast kom je niet toe aan het regelmatig uitwerken van aantekeningen uit overleggen. Je hanteert ook een handgeschreven todo-lijst. Ten slotte fungeert je Inbox deels als to do-lijst. Het centrale overzicht ontbreekt.

Ordening van informatie
Voordat je overzicht gaat creëren met hulp van OneNote, is het handig te weten hoe je informatie binnen een OneNote-notitieblok kunt ordenen.

  • OneNote werkt per notitieblok met Secties, een soort tabbladen. Per sectie kun je pagina’s aanmaken, in principe zoveel als je wilt. In de pagina’s kun je nog twee subniveaus aanbrengen, dus: hoofdpagina, subpagina, subsubpagina.
  • Heb je heel veel Secties, dan kun je ervoor kiezen om een Sectiegroep aan te maken. Deze hangt dus een niveau boven de Secties.

Voor bovengenoemde casus, zou een mogelijke ordening van informatie kunnen zijn:

Optie 1: Notitieblok met secties en pagina’s:

Lopende zaken 

Actieplanning  lopende zaken

Projecten

Project [A]

Projectplanning

Projectinformatie

Notulen

Notulen – 01/04/2020

Notulen – 08/04/2020

Project [B]

Projectplanning

Projectinformatie

Gespreksnotities – 23/03/2020

Notulen  – 10/04/2020

et cetera

of:

Optie 2: Notitieblok met sectiegroepen, secties en pagina’s:

Projecten [sectiegroep]

Strategie & Control [sectie]

Algemeen

Project [A]

Projectplanning

Projectinformatie

Notulen

Notulen – 01/04/2020

Notulen – 08/04/2020

Project [B]

et cetera

HRM

Algemeen

Project [C]

Project [D]

Marcom

Algemeen

Project [E]

Project [F]

 

Projectplanning
Binnen de projectpagina’s kun je werken met projectplanningen in tabelvorm, zoals je wellicht gewend bent te doen in Excel. Je kunt tabellen nieuw opstellen binnen OneNote, of importeren vanuit Excel. Tabellen geven in de eerste plaats snel visueel overzicht, maar je hebt per cel ook diverse interessante invoegtoepassingen.

Templates
Handig is ook het opslaan van blanco projectplan-tabellen als template op een vaste plek in OneNote. Hier win je tijd mee. Bij het aanmaken van een nieuw project in OneNote, copy-paste  je telkens het passende template. Maak een sectie Templates en pagina’s voor elk specifiek sjabloon:

Templates

Template project S&C

Template project HRM

Template project Marcom

et cetera

Zeven creatieve mogelijkheden

  1. Werk met taaktags. Plaats ze vóór elk actiepunt in je projectplan-tabellen. Ze vallen op én je kunt er slimme dingen mee doen.
  2. Schiet elke taaktag door naar Outlook Taken, zodat het actiepunt als taak op de Takenlijst komt (met einddatum). Gebruik hiervoor in OneNote de knop ‘Outlook Taken’ en ‘Aangepast’. Als je de taak afvinkt in Outlook, verschijnt er een groen vinkje in OneNote.
  3. Werk notulen of gespreksverslagen direct uit in OneNote en voorzie actiepunten ook van een taaktag. Deze schiet je eveneens door naar Outlook.
  4. Binnen de projectplan-tabel kun je koppelingen invoegen naar andere pagina’s binnen OneNote, naar bestanden op OneDrive, of naar internetpagina’s. Of bestandsbijlagen invoegen van Office-documenten, e-mails en PDF’s. Allerlei relevante info snel bij de hand.
  5. Voeg met gemak losse notities toe aan je projectinformatie. Of maak er via ‘Windows N’ snel een aan (onafhankelijk van waar je je bevindt in Office). De losse notitie verschijnt in je standaard notitieblok (bovenaan de lijst met notitieblokken); versleep of copy-paste in een mum de inhoud naar de juiste sectie.
  6. Maak een Overzichtspagina in OneNote van alle taaktags en andere markeringen. Klik op ‘Tags zoeken’. Rechts verschijnt een kolom met alle gemarkeerde items. Kies bij ‘Zoeken’ het zoekbereik en vervolgens ‘Overzichtspagina maken’. De overzichtspagina verschijnt daar waar je je op dat moment in OneNote bevindt. Het is een momentopname; je kunt de pagina bewaren of weer verwijderen.
  7. Outlook Taken fungeert hier dus als compleet overzicht van je taken uit OneNote. Noteer ze met einddatum. Als je daarnaast de gewoonte ontwikkelt om taken aan te maken die uit mails voortkomen, en losse taken uit een minddump of handgeschreven todo-lijstjes, dan kun je echt aan je actiemanagement gaan werken. Tip: geef je taken in Outlook weer in de Takenbalk (Postvak In > Beeld > Takenbalk), en/of onderaan je Agenda (Agenda > Beeld > Takenlijst vandaag).

Office365: het Office-ecosysteem
OneNote is in dit voorbeeld benut voor overzicht in lopende zaken, projectplanningen met bijbehorende projectinformatie, en Outlook voor het totaaloverzicht in taken. In OneNote heb je de mogelijkheid om je informatie te organiseren én snel te raadplegen. Je hoeft je ook geen zorgen te maken over opslaan: zodra je OneNote sluit, is de info opgeslagen. Per abuis gewiste informatie is gedurende bepaalde tijd via Geschiedenis weer terug te halen.

OneNote is ook ingebed in Teams. In een mum voeg je een OneNote-notitieblok toe aan je Teams-kanaal. Hierin werk je samen met collega’s of ‘gasten’.
Over Teams gesproken: er zijn veel voorstanders van de app Planner om actieplanningen en taken in bij te houden. Het is een kwestie van uitproberen en de tool kiezen die bij jouw processen past. Zo werkt Planner met ‘buckets’ waarin je per ‘plan’ handmatig je taken aanmaakt. OneNote biedt de mogelijkheid om met templates (sjablonen) te werken, copy-paste en klaar. Dus heb je in jouw werk/team te maken met vaste stappenplannen in projecten, dan levert OneNote je tijdwinst op.
De taken in Planner kun je weergeven in je Outlook Agenda (niet in Taken), OneNote zet ze in Outlook Taken. Maar: de app To Do geeft dan weer alle taken uit Outlook én Planner weer. Het Office-ecosysteem 🙂

De ontwikkelingen gaan snel. Zo wordt de app Planner in mei-juni 2020 omgezet naar ‘Tasks’, een centrale app waarin individuele en teamtaken bij elkaar inzichtelijk zijn.  Zodra dat een feit is, bezie ik uiteraard het effect op bovengenoemde werkwijze.

Alle ontwikkelingen ten spijt, zie ik OneNote nog altijd als rots in de branding waarin projectplanningen en actiemanagement op een eenvoudige en toegankelijke manier kunnen worden geborgd en gedeeld.


Demo
Wil je een (online) demo van bovengenoemd voorbeeld? Dat kan. Neem contact met me op voor een vrijblijvende Teams videobel-sessie.

 

Tot slot: bureaublad- of Windows-app
De bureaublad-app is onderdeel van een MS Office-licentie en Office365. In je startmenu te herkennen als ‘OneNote 2016’ (of 2013, 2019).
De Windows-app is standaard meegeleverd bij Windows10, in je startmenu te herkennen als ‘OneNote’ of ‘OneNote for Windows10’. Qua look en interface gelijk aan de mobiele app: het oogt cleaner, maar heeft minder uitgebreide functionaliteiten dan de bureaublad-app. Een handige variant voor onderweg, om snel iets op te roepen of iets simpels toe te voegen.

Daarnaast is OneNote standaard gekoppeld aan MS Teams. Aan elk team kun je een tabblad toevoegen met een OneNote-notitieblok. Dit notitieblok is ingebed in het Teams-kanaal, maar het is mogelijk om deze te openen in de bureaublad-app.

Lees hier de uitleg van Microsoft over het verschil tussen de twee apps: https://support.office.com/nl-nl/article/wat-is-het-verschil-tussen-onenote-en-onenote-2016-a624e692-b78b-4c09-b07f-46181958118f

 

Lees hier mijn eerdere blogs over OneNote: Ode aan One en Encore OneNote.